上司に仕事の状況を的確に伝えるために知っておきたい報告書の書き方

　会社員であるなら誰しも書く機会のある報告書。ビジネスの現場では特に、上司から報告を求められるケースが多数あります。また、ビジネスマンの基本である『報告・連絡・相談』の中でも、報告は非常に重要な部分なのではないでしょうか。ですが、報告書を書くのは中々苦手という方も多いと思います。そこで、ここでは、ビジネスマンのための上司への報告書の描き方についてお話していこうと思います。

　報告書の作成を依頼された場合には、報告書の目的を明確にすることが肝心です。相手の目的を的確に理解することで、相手の要望に沿った報告書を作ることができます。例えば、仕事の進捗に関しての報告書であれば、主な内容には仕事の進捗状況について明確に筆記する必要性が出てくるでしょう。

　また、報告書の要素として、『内容』のほかに、『体裁』という側面が挙げられます。『体裁』とは、その日の日付、差出人、タイトル、報告者の名前などの事です。これらを整えて記載することにより、内容が評価しやすいものとなります。そして内容には、仕事の進捗の場合には、現在の状況のほかに、仕事をして気づいた事、今後の課題などを表記するとよいでしょう。

　更に、報告書は『一読で理解できるかどうか』が重要になってきます。そのため、文書は読み手の立場で読んだ時に、どのように感じるかを酌んで書くことが大切です。文章は複雑である必要はありません。単純明快で、誰にでも読める文章であることを目指すのがポイントです。

　インターネットで報告書のテンプレートを検索すると、沢山のテンプレートが見つかります。中にはフリーで配っているサイトも有り、便利で使いやすいという特徴があります。テンプレートさえあれば、報告書も簡単にかけるため、時間が無い場合には便利なアイテムとも言えるでしょう。しかし、報告書の目的が果たせないようなテンプレートを用いることは間違いです。目的違いのテンプレートを使用してしまった場合、それでは報告書の意味をなしません。

　そのため、テンプレート頼りにするのではなく、自分で考え、必要に応じてテンプレートを使用する必要があります。テンプレートや定型文とは極めて便利なものですが、使い方によっては書きなおしをしなくてはならないこともあるため、あまり頼り過ぎることは危険です。また、自分でテンプレートを作ることにより、新たな発見をすることも可能なため、偶には自分で作ってみるのもいいかもしれません。