【例文あり】初めての相手・取引先にメールを送るときのポイントと書き方

新しい取引先など、面識がない相手に挨拶メールを送る際、相手に失礼がないことはもちろん、できれば好印象を与えたいところ。本記事では押さえておきたいポイントとビジネスマナー、実際に活用できる例文を紹介。使ってはいけない言葉や、わかりやすいメールにするためのコツについても説明します。

初めての相手へビジネスメールを送るときに注意するべき3つのポイント

仕事関係者に紹介を受けた際や、新規顧客の開拓など、初めての相手にビジネスメールを送る場面も多いのではないでしょうか。件名はどうすればいいのか、どのように始めればよいのか、必須で入れておくべきことは何か……。慣れないうちは、色々と悩むことも多いと思います。

まずは、大前提として押さえておくべき3つのポイントをご紹介します。

件名次第では挨拶メールを開封してもらえないことがある

顧客からのメール、社内の連絡メール、仕事に関連するメールマガジンなど、ビジネスパーソンの多くは1日に何十通、多い人だと1日に100通以上のメールに目を通します。そんなビジネスパーソンたちは、メール開封するか否かを「件名」で判断することも。

送信者の所属が分からなかったり、どういった要件かがわからない件名では、取引先が挨拶メールを見落としてしまう可能性があります。取引先に初めて送る挨拶メールを読んでもらうためにも、件名には「送信者とメールの内容」を記載しましょう。

メールの冒頭は「初めまして」にすると営業やスパムメールとして認識される可能性もある

処理するメールの量が多いビジネスパーソンは、心当たりのないメールが届いた際、開封して最初の1文で見るか見ないかをジャッジすることもあります。そのため、スパムメールでよく使われる「初めまして」を冒頭に書くことはおすすめできません。

スパムメールと間違われないよう、後ほどご紹介する挨拶文を参考にメールを作成しましょう。

短時間でメールチェックできるシンプルな文面を心がける

忙しいビジネスパーソンにとって読みやすいメールとは、短時間で要件が理解できるメールのこと。ぱっと見たときに「読みづらそう」と感じたビジネスメールに目を通すのは、取引先からのメールといえどもかなり億劫です。

段落をつけて画面が文字だらけにならないようにしたり、伝えたい要点を箇条書きにしたり、1文が長すぎないようにしたりと、メール文が読みやすくなる工夫をしたいところです。シンプルな文面を心がけて、取引先の相手にメールチェックの負担をかけないようにするのがビジネスマナーと心に留めておきましょう。

署名を入れる

メールの最後には「署名」を入れるのがビジネスメールの基本です。署名とは、送信者の社名や連絡先などを示す、いわば名刺のような役割を果たします。また、送ったメールを書いたのは自分であることを証明するものでもあります。

特に初めて連絡する相手の場合は、自分の名前や社名、連絡先などを伝える必要があるため、署名は必ず入れるようにしてください。

署名に書くべき内容は以下の通りです。

電話番号を書く際は、固定電話なのか携帯電話なのかわかるように書くことをおすすめします。

メールのたびに署名を書くのは億劫だなと思う人もいるのではないでしょうか。

Gmailの場合、一度設定すれば自動で署名を記入してくれます。自社で使用しているメーラーやシステムで同様の機能がないか確認してみましょう。
 

初めての相手にメールをするときの挨拶の方法は？

「内容」と「送信者」を件名に記載する、冒頭に「初めまして」を使わない、一目で要件が伝わるようシンプルな文面にするという、初めての挨拶メールを送る上で守りたい3つのポイントご紹介しました。

全体の要点がつかめたところで、挨拶メールの中でも早い段階で送り先の目に触れる「冒頭の挨拶」と、最後の印象を決める「結びの挨拶」の2つについて解説します。

冒頭の挨拶

先程、冒頭の挨拶で「初めまして」を使うことは避けた方が良いとお伝えしました。では、具体的にはどのような挨拶が適しているのでしょうか。

また、ビジネスメールの挨拶文で多用される「お世話になっております。」は、面識のある方に使う挨拶文のため、初めましての方には使いません。一度お会いしたことがある方、もしくは以前やり取りをしたことがある方に使うのはOKですが、初めての方についいつもの癖で使ってしまわないよう、注意しましょう。

文末・結びの挨拶

冒頭の挨拶と同じくらい大切なのが、文末・結びの挨拶です。どのようにメールを締めるかによって、好印象になるのか、残念な印象になるのかが決まります。

打ち合わせのスケジュール確認や、商材の導入有無の検討など、相手にとってほしいアクションがある場合は、相手を気遣いながらアクションを促す一言が入れられるといいでしょう。また、特に取ってほしいアクションがない場合でも、要件だけで終わるのではなく、時候に合わせた相手の体調を気遣う一言が入れられると、印象がよくなるでしょう。

始めて送るビジネスメールは3つの構成で文章を作成しよう

冒頭と結びの挨拶文の要点を確認したところで、いよいよ具体的な本文の構成に入ります。

「宛名」「挨拶文／自己紹介」「本文／結び」の3つの要素に分けて本文の構成について説明します。

初めて送るビジネスメールの書き方1：「宛名」

まず、初めて送る挨拶メールの宛名には、相手の社名と名前を最初に明記するのが基本です。

メール相手の所属や役職についてはわかる範囲で書き、会社名は正式名称をしっかり調べておきましょう。特に、「後株／前株」（○○○○株式会社／株式会社○○○○）の確認をするのも最低限のビジネスマナーです。

メールを送る相手がわからない場合とわかっている場合、2パターンでの宛名の書き方を見てみましょう。

ビジネスメールを送る相手の名前を知っている場合とそうでない場合で、メールの宛名の書き方も変わってきます。しっかりと使い分けられるように確認しておきましょう。

初めて送るビジネスメールの書き方2：「挨拶文／自己紹介」

初めてビジネスメールを送る場合、自分が何者なのか、なぜ連絡をしているのかを知らせるため、簡単な挨拶文と自己紹介を入れる決まりがあります。

挨拶文には、先程紹介した「初めてメールを送らせていただきました」「〇〇様のご紹介でメールをさせていただきました。」などのフレーズを使いましょう。自己紹介の文章は、挨拶文の後に入れます。

ビジネスメールで自己紹介をするのは「挨拶文の後」

自分がどういう者なのか、という自己紹介は紹介文の後にしましょう。

初めてビジネスメールを送信する相手には、「会社名、所属部署、担当している仕事内容」など、簡単に自分についての情報を伝えます。素性の分からない人物から送られたメールは気味が悪いですよね。

また、自己紹介文の後にこのメールで一体何について伝えたいのか、要件を端的に加えるとよいです。

メールをした経緯も説明すると返信率が上がる

挨拶文と自己紹介に加え、なぜこのメールを送ったのかを明確にすることで、相手が取るべきアクションが明確になり返信率が上がります。

初めて送るビジネスメールの書き方3：「本文／結び」

挨拶メールの要ともいえる本文では、最初に書いた用件の内容を、より具体的に記載しましょう。書き方に迷う場合は、5W2Hを意識すると分かりやすい文章が書けます。

また、1文が長すぎるのもNG。感覚がつかめないうちは、声に出して読んでみて「長すぎるな」と感じたら、文章を別の句で区切るといいでしょう。本文を書く際は、メールを書くときの注意点にならって「一目でメール文を理解できる」ものを心がけることを忘れないようにします。

結びの文章は先程紹介した例文を活用し、相手を気遣いながら、相手に取ってほしいアクションを明確に記載しましょう。

ビジネスメールの本文には、箇条書きを活用して具体的な用件を書き記す

ビジネスメールに不慣れな場合、箇条書きにできるポイントを考えながらメール文を書くのがおすすめです。項目を列挙したり、順序を説明したりと、情報を整理するのに役立ちます。

もちろん、箇条書きのみで送信するのはNGですが、情報を端的に伝えるためには箇条書きを上手に活用することがポイントです。

初めてのビジネスメールの例文

初めて挨拶メールを送る際の3つのポイント、挨拶／結びの例文、本文の構成について確認したところで、シーンに合わせた例文をご紹介します。

初めましての相手だからこそ、メールの最後には「署名」と呼ばれる、自分の所在を明らかにする情報を入れることを忘れないようにしてください。

初めて連絡する相手に営業メールをするときの例文

見積もりを依頼するときのメールの例文

紹介された新規の取引先に送る挨拶メールの例文

着任を伝える挨拶メールの例文

前任から取引先を引き継いだ場合の挨拶メールの例文

イベントやセミナーなどの案内メールの例文

初訪問後に初めて送るメールの例文

名刺交換をした後の初めて送るメールの例文

初めてメールをする相手には礼儀正しい挨拶で信頼を獲得しよう

最初の印象を決定づける挨拶メールでは、ビジネスマナーを遵守した挨拶と、忙しいビジネスパーソンにも短時間で理解できる文面を特に心がけたいところ。

本日ご紹介したポイントや例文を参考にしながら、相手に違和感を持たせない、好印象を与えるメールを作成しましょう。

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