取引先や同僚などから送られてきたお礼メールには、必ず返信を行いましょう。素早くかつ具体的で、気持ちが伝わる返信がベストです。
今回は、お礼メールへの返信について、意識したい3つのポイントを解説。返信が続いてしまったり、返信不要と書いてあったりする場合の対処法もご紹介します。どう書けば良いのか迷った際の参考にしてみてください。
- お礼メールの返信を書く際のポイントを解説
- お礼メールの返信にまつわる疑問を解説
- 内容別に15の例文をご紹介
お礼メールへ返信するときのポイント
打ち合わせや会食などを行った後、相手からお礼メールをもらうことがあります。当日中だったり翌日だったりと、メールの時間は人によって異なりますが、お礼メールをもらったら必ず返信を行いましょう。そんなときに意識したい3つのポイントをご紹介します。
件名は変更しない
お礼メールへ返信するときは、件名を変更してはいけません。
基本的なビジネスマナーとして、1つの要件は1つのメールスレッドにまとめるというものがあります。返信する際に件名を変えてしまうと使っているソフトによってはメールのスレッド構造が壊れ、新規メールのように送信されてしまうことがあります。
お礼メールへの返信を相手が確認した際、最初に自分がどんな内容を送ったのかをすぐに振り返ることができず、フォルダ内でメールを探す手間が発生してしまいます。
効率的ではない上、相手に対して不親切になりかねません。お礼メールに返信する際は件名は変更せず、そのままのタイトルで送信しましょう。
メールをもらってからできるだけ早く返信する
メールをもらってからできるだけ早く返信することが大切です。
ビジネスでのメールのやりとりは、基本的に24時間以内に返信するのがマナー。お礼メールへの返信も例外ではありません。
時間に余裕があるときは気付いたタイミングで返信し、スケジュール的にすぐメールを作成するのが難しい場合は、その日の夕方や夜までに返信することを意識しましょう。
定型文ではなく、内容を具体的に自分の言葉で伝える
定型文ではなく、内容を具体的に自分の言葉で伝えましょう。
これはお礼メールへの返信だけでなく、お礼メール自体にも言えることです。ビジネスパーソンはさまざまなメールのやりとりをするため、定型文が使われたメールにすぐ気付きます。
せっかくお礼メールやお礼メールへの返信を送っても、定型文を少し変えただけの内容では相手への印象はあまりよくありません。最低限のマナーや丁寧さは意識しつつも、自分の言葉で内容を考えるのがおすすめです。
CCで来たメールは返信をしなくてもよい
CCに自分のメールアドレスが入っていても、お礼メールは基本的に返信する必要はありません。
そもそもCCとは、一応メールを見てほしい相手に送るもので、返信を期待して送る相手にはTOを使用します。
特に自分がお世話になった相手の場合は、返信しても問題ありませんが、一般的には返信しないことを覚えておきましょう。
関連記事：メールのCCとは？宛名（TO）・BCCとの違いを紹介
お礼メールへの返信はどこまでする？
メールのやりとりで悩むのが、どこまで返信をすれば良いのかです。人によっては気遣いで返信に対する返信をしてくださる方もいます。
お礼メールへの返信は、一度までと考えておきましょう。基本的にビジネスメールは最初に連絡をした方が最後にメールを送って終わる形がきれいだと言われています。自分がお礼メールをもらった側なのであれば、一度返信をし、相手から再度返信があった場合はそこで終わらすのがベストです。
ただし、すべての連絡が一往復半で終わるわけではありません。お礼メールには「お礼と共に今後も良好な関係を築いていきたい」という意味があって行われるものです。お互いにその意思が確認できたのであれば、一往復半で問題ありません。
お礼メールとそれ以外のメールでは、返信回数に違いがあることを理解しておきましょう。
お礼メールに返信不要とあった場合は返信しないほうがいい？
お礼メールのなかには、締めの言葉として「返信不要」と書かれているタイプがあります。これは相手の手間をなくしたい、相手を煩わせたくないという気遣いの現れですので、基本的には返信しないようにしましょう。
相手が上司であったり、目上の方であったりする場合は、返信不要と書かれていてもメールを送った方が良いのではないかと心配になることがあります。その場合は、簡潔に返信しましょう。
本文内には「返信不要とのことでしたが、返信させていただきます」と一言添えて、「ありがとうございます」など短くわかりやすい内容に留めます。
お礼メールの返信が続く場合の対処法
メールのやりとりはなるべく短く済ませるのが理想です。もしお礼メールへの返信が続いてしまう場合は、対処法を考えましょう。
メールの内容に書かれた質問などに対して現時点で明確な返事ができず、やりとりが続いてしまう場合は、確定した情報を共有できる目処をお知らせします。併せて、「内容の確認ができましたら改めてご連絡差し上げます」と添えましょう。
もし明確な理由なしにやりとりが続いてしまう場合は、メールを終わらせるときに使えるフレーズを一文入れましょう。代表的なのは「返信不要です」や「上記の内容でご了承いただければ、返信には及びません」などです。
お礼メールの返信に使いやすいフレーズ
お礼メールの返信を書く際、書き出しや締めの言葉選びに迷ってしまう方は多いはず。本文の内容はもちろん大切ですが、全体で見たときの文章の流れも意識してお礼メールを作成しましょう。使いやすい書き出しと締めのフレーズをそれぞれご紹介します。
書き出しの言葉
お礼メールの返信をする際、書き出しの言葉として使えるフレーズがいくつかあります。相手からの内容に合わせて、使う言葉を変えましょう。いざというときスムーズに返信が書けるよう、使いやすいフレーズをご紹介します。
- お忙しい中ご連絡いただき誠にありがとうございます。
- ご丁寧にご連絡いただきましてありがとうございます。
- 心のこもったご連絡誠にありがとうございます。
- この度はご連絡いただきありがとうございます。
- お心遣いありがとうございます。
- こちらこそお忙しい中貴重なお時間をいただきありがとうございます。
締めの言葉
お礼メールの返信では、締めの言葉は関係性によって変えるのがおすすめです。基本的には「今後とも何卒よろしくお願いいたします」という文言で問題ありませんが、今後も出来るだけ長くお付き合いをしたい企業の方への連絡では、より丁寧な締めであったほうが良いでしょう。知っておくとスマートに使える、締めの言葉のフレーズをご紹介します。
- 引き続きご愛顧のほどお願い申し上げます。
- 今後ともお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
- 今後とも変わらぬお引き立てのほど何卒よろしくお願いいたします。
- 今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
- 今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
- 今後とも変わらぬお付き合いのほどよろしくお願い申し上げます。
【社外】お礼メールの返信の例文
社外の方からお礼メールが届いた場合、なるべく早く返信するのがビジネスの基本です。普段の業務に関することだけでなく、冠婚葬祭に関することなど、普段から付き合いのある取引先であれば、さまざまなやりとりが行われます。どんなお礼メールが来た場合でもスマートに返信を出せるよう、参考となる例文をいくつかご紹介します。
①対応へのお礼メールへの返信
対応へのお礼メールへの返信をご紹介します。
- ◯◯様
こちらこそ資料を早々にご確認いただきありがとうございました。
不足している情報等ないとのこと承知いたしました。
また私でできることがありましたらお気軽にご相談くださいませ。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
②お祝いのお礼メールへの返信
お祝いのお礼メールへの返信をご紹介します。
- ◯◯様
この度は、心温まるお祝いのメールをいただきお礼申し上げます。
また、◯◯様にはいつもよくしていただき、心より感謝しております。
今後ともいっそうのお引き立てを賜りますよう、
よろしくお願い申し上げます。
③お中元・お歳暮・プレゼントのお礼メールへの返信
お中元・お歳暮・プレゼントのお礼メールへの返信をご紹介します。
- ◯◯様
この度はご丁寧にご連絡いただきましてありがとうございます。
お贈りしました◯◯を
お気に召していただけたようで何よりです。
今後とも変わらぬお付き合いのほどよろしくお願い申し上げます。
④受け取りへのお礼メールの返信
受け取りへのお礼メールの返信をご紹介します。
- ◯◯様
お忙しい中ご丁寧にお知らせくださり恐れ入ります。
製品が無事にお手元に届いたようで安心いたしました。
使用する中でご不明な点が出てきましたら
お気軽にご連絡くださいませ。
改めまして、この度は弊社の製品をお選びいただきありがとうございます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
⑤イベント・セミナー参加へのお礼メールへの返信
イベント・セミナー参加へのお礼メールへの返信をご紹介します。
- ◯◯様
この度はご丁寧なご連絡をいただき誠に恐れ入ります。
また、先日はお忙しい中セミナーを開催いただき感謝申し上げます。
同業種の方々の貴重なお話も聞くことができ、
とても勉強になる時間を過ごさせていただきました。
また同様のセミナーがありましたらぜひ参加させてください。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、
よろしくお願い申し上げます。
⑥提案へのお礼メールへの返信
提案へのお礼メールへの返信をご紹介します。
- ◯◯様
ご多用中のところ、早々に内容をご確認いただき誠にありがとうございます。
資料内でご不明点・疑問点がございましたら
お電話もしくは直接ご説明することも可能ですので、
お気軽にご連絡くださいませ。
その際は、恐れ入りますがご一報いただけますと幸いです。
それでは内容のご検討を何卒よろしくお願いいたします。
⑦仕事完了へのお礼メールの返信
仕事完了へのお礼メールの返信をご紹介します。
- ◯◯様
この度はご丁寧にメールをくださり誠に恐縮です。
また、内容もご確認いただきありがとうございます。
不備や不足等ないとのこと、ひとまず安心いたしました。
もし資料の調整や追加の必要性が出てきましたら
お気軽にご相談くださいませ。
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
⑧会食のお礼メールへの返信
会食のお礼メールへの返信をご紹介します。
- ◯◯様
先日はご多用の中食事会にご参加いただき誠にありがとうございました。
ご丁寧にご挨拶のメールまでくださり恐れ入ります。
会食の場では◯◯様のこれまでの経験や
プレイベートの人生設計までお聞きすることができ、
非常に楽しい時間を過ごすことができました。
重ねてお礼申し上げます。
またご一緒させていただけますと幸いです。
今後とも変わらぬお付き合いのほどよろしくお願い申し上げます。
⑨訪問へのお礼メールの返信
訪問へのお礼メールの返信をご紹介します。
- ◯◯様
こちらこそお忙しい中貴重なお時間をいただきありがとうございます。
また、素敵なオフィスにご招待いただきありがとうございました。
◯◯様とも直接ご挨拶ができ、有意義な時間を過ごさせていただきました。
頂戴した資料は社内で改めて拝見させていただきます。
またご相談させてください。
引き続きご愛顧のほどお願い申し上げます。
⑩商談へのお礼メールへの返信
商談へのお礼メールへの返信をご紹介します。
- ◯◯様
本日はお打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました。
懸念点や疑問点等に対してご丁寧に説明いただき
貴社製品への理解が深まりました。
ご依頼させていただいた追加資料に関しても、
作成いただけるとのこと、誠にありがとうございます。
恐れ入りますが、もし可能であれば共有の目処を教えていただけますと幸いです。
今後とも変わらぬお付き合いのほどよろしくお願い申し上げます。
⑪お悔やみのお礼メールへの返信
お悔やみのお礼メールへの返信をご紹介します。
- ◯◯様
ご多忙の中ご連絡いただき誠にありがとうございます。
この度はご愁傷様でした。
しばらくは何かとお取り込み中かと存じますが、
どうぞお体をお大事になさってください。
なお、返信のお気遣いには及びません。
落ち着かれましたらご連絡くださいませ。
⑫葬儀へのお礼メールの返信
葬儀へのお礼メールの返信をご紹介します。
- ◯◯様
ご丁寧にご連絡いただきましてありがとうございます。
今はご家族様とゆっくりお過ごしください。
なお、本メールへの返信には及びません。
改めて、ご母堂様のご逝去を悼み、謹んでお悔やみ申しあげます。
⑬祝電へのお礼メールへの返信
祝電へのお礼メールへの返信をご紹介します。
- ◯◯様
お忙しい中ご連絡いただき誠にありがとうございます。
祝電にも書かせていただきましたが、
この度はご結婚おめでとうございます。
お二人のこれからの人生が笑顔いっぱいの明るいものとなりますよう
心からお祈り申し上げます。
仕事の面では今後とも変わらぬお引き立てのほど
何卒よろしくお願いいたします。
【社内】お礼メールの返信の例文
社内の同僚からのお礼メールは、社外向けに比べてややカジュアルな文面でも問題ありません。後はその方と自身の関係性を考慮して、文章を作成しましょう。2パターンの例文をご紹介します。
対応や協力へのお礼メールの返信
対応や協力へのお礼メールの返信をご紹介します。
- ◯◯さん
お疲れ様です。
ご丁寧にご連絡いただきましてありがとうございます。
微力ながらお役に立てて光栄です。
自身も興味のあるプロジェクト内容でしたので、
少しでも携わらせていただくことで、非常に勉強になりました。
今後もお力になりたいので、もし私にできることがありましたら
ご遠慮なくお声がけください。
よろしくお願いいたします。
会食のお礼メールの返信
会食のお礼メールの返信をご紹介します。
- ◯◯さん
お疲れ様です。
こちらこそ昨日は会食の席にご一緒させていただきありがとうございました。
◯◯社との仕事の話だけに留まらず、
担当者の◯◯さんの今後の人生設計やプライベートの趣味など
非常に楽しい一時を過ごすことができました。
◯◯社とのプロジェクト、必ず実現させましょう。
またご一緒させていただく機会がありましたらお声がけください。
お礼メールの返信で相手との関係性を深めよう
- お礼メールへの返信はできるだけ少ない回数で終わらせる
- やりとりが続いてしまう場合は、返信不要の旨を伝えるのも良い
- 社会向けにはより丁寧な返信メールを意識する
お礼メールに対する返信は、なるべく早く行うことで相手を気にかけているという良い印象を与えられます。丁寧かつ具体的な内容を意識すればより良いでしょう。
受け取る相手が心地良い返信をし、必要に応じて「返信不要」と記載しておくと、メールのやり取りが必要以上に続くことを避けられます。
本記事を参考に、お礼メールの返信方法やマナーを理解し、相手との関係性を深めていきましょう。
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