懇親会のお礼メールの書き方と例文｜社外・取引先 / 社内・上司 / 内定者懇親会などシーン別に紹介

まだ親しい間柄ではない人たちの親睦を深めるために行われる「懇親会」。内定者懇親会のほかにも、社内外でさまざまなタイミングで懇親会が開催されます。

参加後に大切なのが幹事や主催者宛に送る「お礼メール」です。ビジネスマナーのひとつとしてなぜ送る必要があるのか、送るとしたらどんな内容が良いのかを知っておきましょう。お礼メールの書き方やシーン別の例文、送るのに適切なタイミングなどを解説します。

懇親会の参加後にはお礼メールを送ろう

懇親会に参加した後は、幹事や主催者に対してお礼メールを送るのがビジネスマナーです。送り忘れると相手に悪い印象を与えてしまいかねません。懇親会のスケジュールを入れるのと同時に、タスクとして設定しておくと送り忘れを防げて安心です。

お礼メールには懇親会を開催してくれたお礼に加えて、自身の感想を添えるのがポイント。定型文ではなく自分の言葉で文章を考えることで、相手に感謝の気持ちや楽しめたという気持ちが伝わります。形式は基本のビジネスマナーに則りながら、思いが伝わるお礼メールを送りましょう。

懇親会のお礼メールを送るタイミング

懇親会参加後のお礼メールは、早ければ早いほど良いとされています。なるべく、終了後の帰りの電車の中や家に着いたタイミングなどでお礼メールを送りましょう。

なるべく早いタイミングが良いとされているものの、懇親会の終了時間が遅い場合はその日中でなくとも問題ありません。深夜に送ると逆に悪いイメージを持たれる可能性があります。当日中が難しい場合は、翌日、相手が始業した後のタイミングでお礼メールを送りましょう。

懇親会が金曜日の夜に開催された場合は、週明けの月曜日に送るのがマナー。翌営業日に送ると覚えておくと間違えません。

懇親会のお礼メールを送るときの3つのポイント

懇親会のお礼メールを送る際に注意する点はいくつかありますが、もっとも大切なのは相手に失礼がないようにすることです。初めて懇親会のお礼メールを送るときに意識したい3つのポイントを解説します。

ポイント1．相手の就業時間に配慮して送る

懇親会のお礼メールを送るときの1つ目のポイントは、相手の就業時間に配慮して送ることです。

懇親会のお礼メールは当日中、遅くとも翌日の午前中には送るのがベストです。このときに注意したいのがメールを送る相手の就業時間です。懇親会後の時間が日付近くや深夜の場合はお礼メールは翌日にしましょう。

翌日送る際も就業時間内かどうか配慮が必要です。企業によって始業時間は異なりますが、遅くとも10時には業務を開始していることが多いため、10時前後に送るのが一番安心です。懇親会のときにさりげなく情報を収集しておくのもおすすめです。

ポイント2．お礼メールだとわかりやすいタイトルにする

懇親会のお礼メールを送るときの2つ目のポイントは、お礼メールだとわかりやすいタイトルにすることです。

お礼メールを送る際、件名につけがちなのが「先日はありがとうございました」「先日のお礼」などです。これではどの予定で一緒になった相手からの連絡なのかがわかりません。

「懇親会のお礼」「昨晩の懇親会のお礼」「内定者懇親会のお礼」など、見てすぐに内容がわかるシンプルなタイトルにすることを意識しましょう。

ポイント3．基本のビジネスメールの構成を意識する

懇親会のお礼メールを送るときの3つ目のポイントは、基本のビジネスメールの構成を意識することです。基本的なビジネスメールは以下の6つの要素で構成されています。

• 件名、タイトル

• 相手の名前、企業名、役職名

• 冒頭の挨拶「お疲れ様です」「お世話になっております」

• メール本文

• 締めの挨拶「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」

• 自身の名前、会社名や所属団体名「◯◯大学+指名」「◯◯株式会社+指名」

ここに「お礼の一言」と「懇親会の感想」を付け加えれば、お礼メールに必要な要素を満たせます。基本的にはビジネスメールの形を意識しつつ、懇親会開催へのお礼と懇親会に参加した感想を書けば、失礼のない形で感謝の気持ちを伝えられます。

内定者懇親会のお礼メールの例文

内定者懇親会では、主に人事担当者宛にお礼メールを送ります。ほかにも、メールアドレスがわかる相手がいれば必ずお礼メールを送りましょう。人事担当者がほかの内定者からもお礼メールを受けることを考慮し、シンプルで簡潔な内容を心がけましょう。

社外・取引先への懇親会のお礼メール例文

社外や取引先への懇親会のお礼メールは、懇親会の時間が有意義かつ楽しかったことが伝わる内容を意識しましょう。今後も良好な関係性を築いていくため、誠意がこもったお礼メールにする必要があります。

社内・上司への懇親会のお礼メール例文

社内や上司への懇親会のお礼メールを書くときは、関係性にもよりますがややカジュアルな文面でも構いません。丁寧であること、感謝の気持ちが伝わること、今後の仕事のモチベーションに繋がったことなどポジティブな文面を意識します。

失態や失言をしてしまった場合の謝罪の例文

懇親会ではお酒を飲みすぎて羽目を外し、失態や失言をしてしまうこともあります。その場合は、お礼の文章の後に謝罪の文章を必ず入れましょう。

懇親会のお礼メールを送るときのよくある質問

懇親会のお礼メールは最初とても緊張します。相手に失礼がないか、誰にどのツールを使って送るべきなのか心配事が尽きません。慣れるまでは1つずつ確認し、ビジネスマナーから逸脱しないお礼メールを送りましょう。社会人1年目で知っておきたい、懇親会のお礼メールを送るときのよくある疑問を解説します。

LINEやチャットツールで送るのはOK？

お礼メールは基本的に、メールツールを使って送ります。LINEやチャットツールで送ると非常識と受け取る方も少なくないので注意しましょう。

ただし、企業文化や相手との関係性によっては、LINEやチャットツールでお礼メールを送っても良いケースがあります。その場合でもカジュアルな文面は避け、ビジネスメールのような文面で気持ちのこもったお礼メールを送りましょう。

複数人に同時に送るのは失礼になる？

普段のやり取りではCCを利用して複数人同時にメールを送信しても問題ありませんが、お礼メールの場合は避けるのがベター。失礼になるので必ず一人ひとりにお礼メールを送りましょう。

一斉送信がマナー違反とされている理由は、複数人同時に同じ文面でメールを送ることに対して事務的なイメージがついてしまっているからです。BCCならバレないと思いがちですが、BCCの場合、個人宛ではないメール内容になっていることが多いため、受け取った側は気付いてしまいます。CCもBCCも避け、一人ひとりにお礼メールを送りましょう。

つい送り忘れて2日以上経ってしまった場合はどうする？

懇親会の次の日の予定によっては、忙しさでメールをつい送り忘れてしまうこともあります。例え、2日以上経過してしまっていた場合でもお礼メールは送っておきましょう。

遅くなってしまった際は挨拶の直後に「ご連絡が遅くなり申し訳ございません」と一言書き添えます。このとき、言い訳は入れないように注意してください。逆に相手に悪い印象を与えてしまいます。

社長や他部署の上司など、直接送りにくい相手には連絡するべき？

社長や他部署の上司など、直接連絡しにくい相手にもお礼メールは送りましょう。お礼メールを送ることで相手が失礼に感じる可能性はほとんどありません。

社長や他部署の上司など、役職者は多忙なスケジュールをこなしていることが多いため、反応が返ってこないことが予想されます。返事がなかったとしても相手は内容を見ているので、基本のビジネスメールに沿った丁寧なお礼メールを送りましょう。

懇親会で深まった交流を次につなげるお礼メールを

懇親会後のお礼メールは送るのがビジネスマナーです。定型文ではない気持ちのこもった内容のメールを送りましょう。懇親会で深まった交流を次に繋げるきっかけにもなります。

本記事を参考に、基本のビジネスメールの形を意識し、相手に失礼がないように配慮しつつ、感謝が伝わる内容のお礼メールを送りましょう。

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