【採用通知】採用する相手にしっかりと伝える３つのコツ

　採用通知の第一報として相手に電話をかけます。そのときに気をつけなければならないことがいくつかあります。基本的に「この会社に応募した相手の人生さえも変えてしまうほどの大きな通達をするのだ」ということを忘れてはいけません。

　電話応対の基本はどの企業でもノウハウがあり、またマニュアルもあります。なければ、ネットにも掲載されているので参考にすれば良いと思います。その中で必ずあるのが 「ゆっくリ話す」ことです。

　ただ、必要以上にゆっくリ話すことは、ありません。「はっきリ」と話すという気持ちでやれば自ずと話す速度がわかってくると思います。あと、話すことを予め書いておくこともムダなく話すことができ有効です。

「企業募集に当社に面接に来てくれて有り難う」ということを伝えます。時間とお金に工面をつけて応募者の人は来てくれるのですから、まずは お礼を言います。

「株式会社○○の人事担当の△△です。この度は、当社に人事募集に応募、また面接に来ていただきましてありがとうございました」という具合に、会社名、担当部署、氏名を丁寧に言い、先程も言いましたがゆっくりと話します。もし相手が携帯電話だったら「今、お電話してもよろしいでしょうか？」ということも言います。相手が騒音の多いところのようだったら改めて電話する旨を伝え何時くらいなら良いかも聞きましょう。

「厳選なる審査の結果◎◎さまを正社員として採用することになりました。つきましては、○月×日までに当社に入社していただけるかをお電話あるいはメールにて担当△△までお願いいたします。電話番号はxxxでメールはxxxです。」

　採用した旨を伝えますが、そのとき相手が舞い上がってしまって、あとのことを聞きそびれてしまうことも良くあるものです。そのように感じたら少し間をもつようにします。そして、入社の意思の有無をいつまでに必要か誰に伝えるかを話します。あとひとつ大事なことですが、正社員なのか契約社員なのかあるいはパートで採用したのかも間違えなく伝えましょう。

　第一報は電話でも良いですが、やはり間違いのないのは文書です。電話は、即応性があるのがメリットですが言い間違いや聞き違い又は勘違いも多いものです。採用するにしても不採用にするにしても最終的には、やはり文書でのやり取りが一番間違いが少いと思います。電話連絡での採用通知は、文書発表前の序章としてとらえるべきと考えます。