伝言は正確に！仕事で他人に伝言メモを残すときに気をつけるべきこと

　職場では、毎日何度も電話をとる機会があります。電話の取次ぎをし、相手が不在だということもあるでしょう。特に上司宛の電話だと、会議などで席をはずしていることも多く、メモを残さなければならないということが多くあります。

　その際には、きちんと連絡しなければならない事項を頭に入れながら、メモを作成することが大切になります。落ち度があると、こちらからかけなおすか、再度相手からの電話を待たなければならないという手間が増えてしまうことになるのです。上司などは職場では忙しく、会議や来客、打ち合わせとなかなか捕まえることが難しいので、適切に一度で行いたいものです。

　電話を受けたら、確認しなければならない基本的な項目は、「いつ・誰が・何を」という3点です。その日の何時何分に電話があったのか、どこの企業や顧客からの電話なのか、どんな内容だったのかです。

　電話がかかってきた時間は、電話を切ってから確認してもよい事項です。電話をしている最中には、誰と電話をしているのか、相手はどのような件で電話をしてきているのか、また、再度相手から電話をする予定なのか、こちらからかけなおしたほうがいいのか、相手の電話番号などをきちんと確認しておきましょう。

　気を付けたい点は、相手の話の内容に気を取られてしまい、連絡先を聞かないで電話を終えてしまうことです。そうすると相手はこちらから電話が来ると思っていますので、ずっと待機をしている状態になります。そしてそのまま電話がないとなれば、新たなクレームや信頼をなくすような状況になりかねません。また、必ず電話では相手の言ったことは復唱をしましょう。電話は言葉のみの情報ですので、聞き間違いや勘違いがよくあります。そうしたことを防ぐためにも、復唱は大切なのです。

　職場により、メモの置き方などは決まりがある場合もあります。電話の取次ぎが多い会社だと、それぞれの上司宛のノートが用意されていてそこに電話の取次ぎ内容を書き込むという職場もあります。また、メモは机のわかりやすい場所においてほしいという所もあるでしょう。

　職場ではさまざまな人が出入りするので、上司の机の上に置いたはずのメモが紛失してしまったり、ほかの書類にまぎれてしまうということもよくあります。このようなことにならないためにも、セロハンテープでメモを軽く止めたり、メモの上に重しをのせたりして無くならないような工夫をしたほうがいいですね。また、メモがきちんと上司に伝わったのかどうかを確認したりすることも大切です。