面接結果を文書で送る場合の文面例 —— 採用内定および不採用通知

　企業が採用面接をした後、その結果を通知する際の文面について「採用内定」と「不採用」それぞれの文面例を紹介します。採用内定しても正式に社員になるまではまだ「お客様」です。また不採用の判断をした方も、今後大事なお客様になる可能性があるため、できるだけ相手が不快に感じないよう配慮しなければなりません。

　同時に、結果がわかりやすい文面にする必要もあります。ここでは文書で通知する場合の例を紹介しますが、メールで通知する場合はこの例を簡略化した文面にすると良いでしょう。

　「拝啓時下ますます御清祥のこととお慶び申し上げます。この度は弊社求人に御応募頂きまして、誠にありがとう存じます。慎重かつ厳正に検討いたしました結果、○○様を採用させていただきたいという結論に至りました。正式な入社手続きはこれからになりますが、まずは内定の御通知を申し上げます。入社にあたってに必要な書類を同封いたしましたので、御一読頂ければ幸いです。なお、同封書類のうち『××』につきましては、必要事項を御記入の上、△日までに同封の封筒に入れて投函して頂きたく存じます。敬具」

　その後に「記」として、同封書類の一覧を明記することになります。

　「拝啓時下ますます御清祥のこととお慶び申し上げます。この度は弊社求人に御応募いただきまして、誠にありがとう存じます。当初、想定しておりましたより格段に多い応募数に上り、選考は難航いたしました。その結果、誠に残念ながら貴殿の採用は見送らざるを得ないという結論に至りました。せっかく御応募いただき、また面接にもお越しいただきながら、弊社の都合で御期待に添えなくなりましたことを、深くお詫び申し上げます。心苦しいかぎりです。何卒御容赦賜りますよう、お願い申し上げます。なお、提出して頂きました応募書類、履歴書を同封させて頂きますので、御査収願えれば幸いです。末筆にて失礼ながら、○○様の御活躍を心よりお祈り申し上げております。敬具」

　不採用者も、そもそもはその会社に興味を持ち、「働きたい」と考えて応募してきてくださったわけです。すでに会社にとって大切なお客様、あるいは会社の製品の「ファン」かもしれませんし、今後そうなる可能性も大いに考えられます。

　その点をしっかり認識し、失礼にならない文面にしなくてはなりません。顧客に対応するような気持ちで、丁寧な文面にする必要があります。採用内定通知書よりも、ずっと神経を使うべきと考えていいでしょう。

　いずれにしても、通知を送る相手は今はまだ「社外の人」です。その前提のもとに、マナーに即したビジネスレターにしなくてはなりません。採用内定者が「良い会社から内定をもらった」と感激し、不採用者が「残念だったけど、ここは情のある会社だ」と感じてもらえるような文面を作れれば成功です。メールでの通知の場合でも、基本的姿勢は同じです。