ビジネスの電話でのメモの取り方におけるマナーとは

　ビジネスでかかってきた電話でメモをとる場合、必要なマナーがあります。メモ書きはただ、相手の話をそのまま記せばよいというものではありません。あとで何か聞きたいことができた時、電話を掛け直すというケースがよくあるかと思います。すぐに担当の方につながればよいのですが、出掛けてしまったり、時にはもう退社してしまっているという事があります。最初に受けた内容が何かの依頼であったなら、返答するのにタイムラグが生じてしまいます。ここは最初に必要な事を聞き出して、きちんとメモに残しておきたいところです。

　このケースですと、大体は知っている取り引き先からの電話が多いでしょうから、割と勝手も心得ているかと思います。だからと言って気を抜くような事をしてはいけません。電話を受けている間は、自分は会社の顔なのだという意識は必要です。 大事なのは、新規で掛かってきた相手の場合です。相手からすれば、この電話であなたの会社の印象というものが決まってしまう場合もありますから、しっかりと対応することが大事です。 まず、相手の会社名と、電話をかけてきている担当の方の名前は正確にメモしておくのは当然の事です。そして、相手から聞いた内容をメモ書きしたならば、必ず復唱することです。長く書いたならばその全ては必要ないと思いますが、要点は押さえておきましょう。何か尋ねてきたのなら、それを調べて折り返し電話をかける必要がありますので、その調べ物に必要な情報は必ずその場で聞いておいてください。自分が担当していることであれば大抵の事はわかるでしょうから、もれが無いようにすることです。

　こちらは注意が必要です。そのかけてきた相手にもよるのですが、もし、こちらから営業をかけている新規のお客さんであったならば、あなたの対応ひとつで進行中の商談が上手くいくかどうかを左右する場合があるからです。先ほど、電話に出ている間はあなたは会社の顔であると書きました。電話をしてきた相手がどのような方なのかわからない以上、その意識は常に持っていなければいけません。 不在中の担当者のためにメモを書いておくわけですが、単なる伝言であればそれを不備なく記しておくように気をつけます。もし何か聞きたいこと、調べて欲しいことがあるという内容であるなら、そのために必要な情報はその場できちんと聞いてメモに残し、確実に担当者に伝わるようにしなければなりません。

　それともうひとつ大切なことは、折り返しの電話はどの時間帯にすればよいのかを聞いておくことです。もしその人が不在であったならば、誰に返答を伝えればよいかも確認してメモに残しておきましょう。 メモに不備があるために、何度もやり取りをする事態にならないように、マナーとして身につけておきたいところですね。