先方が「おっ」と目を引く、年末のご挨拶メールの書き方・例文【お客様・取引先・社内向け】

師走の字のごとく、バタバタと忙しい年末。「良いお年を」との言葉を聞く時期に入ると、仕事でお世話になった人には「年末の挨拶メール」を送ることがおすすめです。

年末の挨拶メールを送る際のポイントと例文をチェックして、多忙な中でもビジネスパーソンとして恥ずかしくない挨拶で1年を締めくくりましょう。

ビジネスシーンで年末の挨拶メールを送る理由とは？

12月後半から「良いお年を」との年末の挨拶が飛び交います。ビジネスシーンでは特に、今年一年の感謝の気持ちと、来年度も良好な関係を築きたいと伝えるため、年末のご挨拶をすることが大切です。

また、年末の挨拶メールは、お客様や取引先に向けて年末年始の営業・休業についてお知らせするいいタイミングです。

近年では、業務効率化や経費削減のため手紙やはがきを送るよりもメールでの挨拶が一般的になり、少ないコストでより気軽に挨拶文を送れるようになりました。

ぜひ、お客様や取引先、そして社内のお世話になった人に年末のご挨拶メールを送り、一年を締めくくってみてはいかがでしょうか。

年末の挨拶メールを送るときの3つのポイントとマナー

年末の挨拶メールを送る際には、一般的なビジネスメールのマナーに従うと問題ありません。念のため、年末の挨拶メールを送るときの3つのマナーについて確認しておきましょう。

ポイント1．年末の挨拶であることがわかる件名にする

年末は長期休暇に入る企業も多く、何かと忙しい時期です。緊急度や重要度の高い業務連絡のメールをたくさん受信していることも考えられるため、年末の挨拶メールは挨拶であることがわかりやすい件名にしておきましょう。

ポイント2．一斉送信やCCを利用せず、一人ひとりに送る

年末の挨拶は単なる業務連絡ではなく、一年の感謝と来年もお付き合いしていきたいと示すための大切な連絡です。そのため、一斉送信やCCを使ってまとめて送ると、その気持が伝わりにくくなります。

他の人のついでに送られていると感じると、関係性を軽んじているようにも見られ、逆効果を与えかねません。相手に気持ちが伝わるよう、一人ひとり個別に送るようにしてください。

ポイント3．手紙や粗品を送る場合は特にタイミングに注意

年末の挨拶メールは送るタイミングに注意しましょう。メールであればすぐに送信できますが、手紙や粗品を送る場合は特に送信時期に注意が必要です。

年末で郵便物が届くまでに時間がかかるケースもあるだけではなく、先方が休暇期間に入っていて間に合わないケースもあります。

また、メールではなく直接挨拶回りをする場合は、アポイントを取る必要があります。年末の忙しい時期は時間を取ってもらいにくいことも考えるため、メールではない方法で年末の挨拶をする際には、時間に余裕を持って12月上旬から準備を始めましょう。

年末の挨拶メールを送信するタイミング

年末のご挨拶メールを送るタイミングに悩んでいる人もいるのではないでしょうか。特に、初めて年末のご挨拶メールを送るときには「早すぎても遅すぎても……」と思いタイミングに悩みがちでしょう。

次に、ご挨拶メールを送るタイミングについてご紹介します。

社内の上司・先輩に年末のご挨拶メールを送るタイミング

同じ会社内の上司や先輩なら、年末の最終営業日の朝からお昼くらいまでに送ることをおすすめします。相手が確実にメールを読める時間帯を選ぶことがポイントです。

もし送りたい相手が最終営業日前に休暇に入ることがわかっているなら、相手の休暇前に送るようにしましょう。

お客様・取引先・社外の人に年末のご挨拶メールを送るタイミング

お客様や取引先など、社外の人に年末の挨拶メールを送る場合、先方の予定を把握しているならば、先方の年内最終営業日から逆算して、1週間前から3日前に送るのがベストです。

年末の最終営業日は、業種や勤務体系によって会社ごとに異なります。自分の会社と取引先では、年末の最終出社日が違う恐れがあることに注意しましょう。

自社の年末最終営業日に挨拶メールを送って、先方がメールを見られない……なんてことにならないように、取引先の年末の最終営業日は事前に確認しておくことをおすすめします。

年末のご挨拶メールを送るのは「最終営業日の1週間前〜3日前」が無難

先方の年末の最終営業日を知らないときは、一般的な会社の年末の最終業務日（仕事納め）となる12月28日を基準に考えて、12月28日の1週間前から3日前にメールを送ることをおすすめします。

12月28日が土曜日・日曜日と重なる場合は、直前の金曜日が最終営業日となるので注意しましょう。

ちなみに、12月28日が最終営業日の企業が多いのは、この日が官公庁の「御用納め」の日だからです。

官公庁の年末年始の休暇は、翌12月29日から1月3日までと法律で定めれており、これに準じて金融機関など企業活動に関わる重要なところも休みに入るため、仕事納めに設定する企業が多いのです。

年末の挨拶メールは、早すぎても先方に迷惑がかかる場合もあり、遅すぎたら逆に見てもらえない可能性もあります。

適切な時期に年末の挨拶メールを送るように心がけてください。

【社外向け】お客様や取引先の目を引く！一工夫加えた年末の挨拶メールの書き方と例文

年末年始のご挨拶メールはタイミングも重要ですが、何よりも大事なのが「内容」です。実は、基本のメール例文にちょっとした工夫を加えるだけでかなり印象が変わります。

年末の挨拶はメールであるからこそ最低限のルールを守り、先方に失礼のないようにすること。そして伝えたいことが確実に伝わるようにすることが何よりも大切です。

それでは、社外向けの年末の挨拶メールの型にしたい、基本の例文をチェックしていきましょう。

相手との思い出や印象的な出来事があれば、一言入れるだけでオリジナルで特別なメールになります。

そして、一番のポイントは「年末年始の業務案内」です。休業期間を伝えるだけではなく、新年の営業開始時間まで伝えておくと親切です。

【社内向け】日頃の感謝が伝わる年末の挨拶メールの書き方

次に、上司や社内向けに送る年末のご挨拶メール例文をご紹介します。

この年末の挨拶メールのポイントは、「追伸」の部分です。「追伸」を必ず付けろということではなくて、「相手がホッコリするようなことを入れる」ことがポイントです。

年末の挨拶メールの堅苦しい文面でも、このちょっとした「クダけ感」が好印象になります。

ただし、あまりにもわざとらしいとおべっかになってしまうので気をつけてください。年末の挨拶メールを送る相手が、あまり距離の近くない上司だった場合には、追伸部分は不要です。

年末の挨拶回りをする際に知っておきたいマナーと言葉

年末の挨拶を直接、相手先に伺って行う「挨拶回り」。直接訪問する際には、いくつかのマナーを知っておくと失礼なく挨拶を行えます。

アポイントを取って挨拶に行く

年末の挨拶をメールではなく直接挨拶回りに伺う際には、アポイントを取って伺う必要があります。年末は何かと忙しくなるため、12月中旬ごろから挨拶に伺っても失礼ではありません。12月上旬頃から、先方の都合のよいスケジュールを伺うとよいでしょう。

また、年末はスケジュールが詰まっている可能性も高いため、滞在時間はできるだけ短く10分程度とするのが目安です。

手土産を持参する

年末の挨拶を直接行う場合には、手土産を持参することがおすすめです。

手土産は相手の負担にならない程度の2,000円〜3,000円のもの、最大でも5,000円程度の金額感のものを選びましょう。お菓子や飲み物、自社のカレンダーなどのノベルティグッズなどが一般的です。

食品を渡す際には、賞味期限が長いものを選んでおくと安心。先方の会社で分けやすいように、個装されたものを選びましょう。

挨拶回りに使える言葉

挨拶回りをして、直接年末の挨拶をする場合も、メールで挨拶をする場合と伝えることは変わりません。感謝の言葉と、来年への挨拶、年末年始の営業日を伝え、年末を締めくくる挨拶を行いましょう。

もし、年末にご挨拶メールを送り忘れてしまったらどうしたらいいの？

社会人になると、年末に礼儀としてご挨拶メールを送ることが一般的です。

とはいえ、歳末の業務に忙殺されて年末の挨拶メールを送り忘れてしまうことがあるかもしれません。

もしも、うっかり年末の挨拶メールを送ることを忘れてしまったら、新年の挨拶メールで挽回しましょう。新年の挨拶メールも、基本構成は年末の挨拶メールと同じと考えていいです。堅苦しい中にもワンポイントで相手がそれを思い出して「ホッコリ」するようなことを入れましょう。

相手との距離感や性格によっては、年末の挨拶を忘れたお詫びの一文を入れることをおすすめします。

新年の挨拶メールでは気を付けたいポイントがいくつかあるので、送る前に必ずチェックしておきましょう。

その他、新年の挨拶に関しては、以下の記事が役に立ちます。

【新年の挨拶をビジネスメールで送るときの書き方】6つのマナーと社内外向けの例文を紹介

【寒中見舞いの方法を徹底解説】時期・文例・喪中の場合など基本事項を解説

【年末年始のビジネスマナー】取引先へのご挨拶回りをするときに気をつけたい7つのこと

年末のご挨拶メールで感謝の気持ちを伝えよう

本記事では、年末の挨拶のメールの書き方や注意点を紹介してきました。年末の挨拶メールは、その年の感謝の気持ちを相手に表すものです。

近年は、年末の挨拶メールを一斉送信で済ます人も少なくありません。その中で、文面はほとんど同じでも要所要所を変えるだけで、「心のこもった年末の挨拶メール」になります。

しっかり心を込めた年末の挨拶メールを送ることで、翌年のビジネスや人間関係にも良い影響を生むかもしれません。

本記事で紹介した例文やテクニックを活用し、礼儀正しい年末の挨拶メールを送って1年を締めくくりましょう。

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