会議は多くの人が集まって、会社や仕事の方向性を決める大切なもの。しかし、複雑なものであるからこそ、うまくコミュニケーションが取れなかったり、まとめることができなかったりして、会議がダラダラと長引いてしまう。そんなダラダラ会議に歯がゆい気持ちをする人も多いのではないだろうか。
会議が長引くのは、会議に対する姿勢にバラツキがあるから
会議がダラダラと長引くのには様々な理由がある。参加者の当事者意識が無い、結論が出ない、特定の人だけが延々と話す、私語が多く会議と関係ない話に流れる、などだ。共通しているのは、個人の会議に対する姿勢にバラツキがあるということ。そんな時、進行役は参加者の会議に対する意識の一致を図る必要がある。
会議をピリッとさせる３つの工夫
会議は長引けば長引くほど緊張感がなくなり、さらに長引いてしまうという悪循環に陥りがち。そんな悪循環に陥る前に参加者の意識に踏み込み、会議をピリッとさせる工夫を３つ紹介しよう。
①会議の展開を予測し、流れをコントロールする
会議のアジェンダを作ることはよくあるが、会議がどんな展開になるかを予想している人は少ないだろう。参加者の思いもよらない発言で話の軸が逸れてしまったり、口論になってしまうことも。それを避ける為に、参加者の傾向をあらかじめ予測して、その対応を考えておくことで会議の流れをコントロールできるようになる。参加者が発言しやすい会議の流れを作ってあげるのも、進行役の役割だ。
②結論の出し方を会議の最初に決める。
会議を始める前に、「何時までに」「何を決めるか」を決めることは多くある。しかし、結論を出す為の判断基準や方法は大抵決められていない。いざ結論を出そうとすると、どう結論を出したら良いのか分からない状態になってしまう。会議の最初に、結論を出す時の判断基準と方法の２点を、話し合って決めておけば、無駄な意見の衝突や変に話をぶり返すこともなくなるだろう。ただし、細部まで決めておかないと、後々軸が揺らいでしまって、結局結論を出せなくなってしまうので注意が必要だ。
③参加者に当事者意識を持たせる仕組みをつくる。
会議に関する悩みで多いのが「参加者の当事者意識が無く、案が全く出ない」というもの。この場合、強制的に参加せざるをえない仕組みを作るのが１番の対策方法。例えば、紙に書かせる、端から順に意見を言わせて隣の人の意見に対する意見を述べてもらう、など。参加者は「必ず何かを発言しなければならない」という状況に立つと当事者意識が芽生え、人の話を聞くようになる。
進行役は、参加者全員に目を配りモチベーションを維持させたり、会議を活発化させ結論につなげるなど、会議を行う上で欠かせない役割。そのため、会議の質は進行役にかかっていると言っても過言ではない。「会議がだらだらしてしまう」と感じたら、ぜひ３つの方法を試してみてはどうだろうか？
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