会議の内容を分かりやすくする「議事録作成」のポイント

　新入社員が仕事に慣れ始め、会議に参加するようになると議事録の作成を任されることがあるでしょう。そもそも議事録とは何でしょうか？ここでは、会議の内容を分かりやすくする「議事録作成」のポイントを紹介していきます。

　議事録は、読み手が知りたい事を考えて書くことが重要。そのため何よりもまず、誰がどのような目的意識で読むかを意識して書くことが、上司に認められる議事録を書くためのポイントといえるでしょう。

　これから作成しなければならない議事録は、社内用か社外用か？参加する人は誰か？誰が見るための議事録なのか？など、それぞれの状況によって書き方が異なりますので、まずは作成の目的と読み手を意識することから始めましょう。

　たとえば、社外用の議事録はきっちりとした書式で作成しなければなりませんが、社内のミーティングの場合は、時間かけて丁寧に書くよりも、スピーディーに効率的に、必要な情報をまとめるほうが重要。こういった書き方の違いを認識できていれば、内容がわかりやすい議事録を作成する土台はできたと言えるでしょう。

　まずは内容を簡潔に、事実のみを記載するようにします。だらだらと長く書かないよう、要点をまとめる練習をしておきましょう。また、あくまでもビジネス用の書類ですから、個人的な感想は記載しないように注意が必要です。

　一番大切なことは、決定事項や保留事項を明確に書くこと。これが、会議を開く目的ですから、議事録を作成する上で、わかりやすくまとめる必要があります。また、保留事項は、保留となった理由やいつ決定する予定か、どう対応する予定かも書きましょう。さらに、重要な内容については、「誰の発言」かも記入しておくと一層分かり易くなります。

　ここでは、会議の内容を分かりやすくする「議事録作成」のポイントを紹介してきました。最初はうまく書けないかもしれませんが、まずはとにかくメモをたくさんとり、編集するという練習をしてみましょう。そうすれば、次第にコツが掴めるようになり、議事録の作成が上手になっていくと思います。