時系列を大切に！新入社員が知っておくべき「議事録」の作成のポイント

　新入社員として入社すると、右も左もわからないままミーティングの席に呼ばれる機会が多くあります。ミーティングの席こそ「普段聞けない案件の話題」を聞く事が出来るので、有効活用しましょう。また、しっかりと時系列に沿った議事録を取っておくことで、自己成長につながるだけでなく、上司や先輩からも評価されるはずです。

　今回は、新入社員が知っておくべき議事録作成のポイントについて紹介していきます。

　社会の報・連・相でもよく言われることですが、いつ行われた議事なのか、どこで行われたものなのか、参加者は誰だったのかを必ず、議事録の冒頭に残しておくことをオススメします。万が一、急な呼び出しなどで参加出来なかった先輩などが居た際に、「どの話を誰が知っているのか」が明確になり、あとあとで読む側の人間にとって非常に便利なアイテムとなります。会議中に結論が出なかったテーマが期限付きの宿題とされたり、案件の担当者を決める場面ではいつまでに誰がやるかをその場で決定することもあるので、日付や担当者名に関わる部分はしっかりと書き残しておきましょう。

　議事録作成というのは、正直言って簡単な作業ではありません。誰が何を話したのかを正確に書き残し、会議終了後も証憑として残すための重要なビジネスツールです。上司から提出を求められた際には、走り書きではもちろん提出できませんから、清書するところまでが議事録作成の手順となります。

　会議中は、話題の移り変わりを時系列順にひたすら、まとめていく作業になるので提出用の清書がしやすいように、「今どんなことを話しているか」「結論はどうなったか」「持ち帰り議題の担当者は誰か」など大テーマ・小テーマを随時区分して、整理しやすいようにしておくと良いでしょう。

　最終的に上司に提出するとなった場合でも、ワードソフトで議事録を起こすより表計算ソフトで清書することをオススメします。ワードソフトは、議題を時系列順に記述していくには制限が多く、見やすい完成形にはなりません。

　表計算ソフトであれば、文字の配置、図表の挿入などワードソフトに比べ編集が容易であり、議事録の清書自体にかかる作業時間もある程度軽減することが可能です。

　以上が、新入社員が知っておくべき議事録の作成のポイントです。議事録を始めとする資料の理想は、「誰が見ても何が書いてあるかわかるもの」です。「素人が一見して、これはどういったテーマに沿って書かれているものかがわかるような資料であること」が理想的な資料の姿です。上司や先輩が納得する議事録を作成しましょう。