仕事の引き継ぎ内容を覚えられない時の2つの対処方法

　未経験の仕事を引き継ぐとき、「説明された仕事内容をなかなか覚えられない…」というのは、あなたの能力が劣っている訳ではありません。むしろ普通のことです。まずはそう考えて、焦ったり前任者に遠慮したりすることがないようにしましょう。少しずつ、1つずつ覚えていけばいいのです。

　ただし、実際の引き継ぎは限られた時間内に慌しく行われることが多いです。その短時間内でどう引き継げばいいのか。ここでは引き継ぎの仕事内容が覚えられない場合の、有効な対処方法について説明します。

　引き継ぎのための資料が用意されている場合は、説明を聞きながら、その資料に細かくメモするといいでしょう。分かりにくいところ、一度聞いても覚えられない点については、その場で質問し確認します。理解できなければ覚えることもできないのですから、まずしっかり理解することが肝心です。ただ、理解しただけでは覚えきれない複雑な内容の場合は仕事をする際にその資料を常に手元に置いて、随時確認するようにしましょう。

　資料が用意されておらず、ただ口頭で説明を受ける場合は、ボイスレコーダーで録音する方法をおすすめします。後でボイスレコーダーを聞きながら文章に起こし、仕事内容を箇条書きにします。そして、それを自分のための引き継ぎテキストにするのです。テキストを作っておけば覚えられない点があっても、いつでも何度でも資料にあたって確認することができます。それを繰り返していけば、仕事内容を覚えられるはずです。

　込み入った内容の仕事だったり、専門知識が必要な仕事は、資料を見返したり自分で復習しただけでは覚えられないということもあるでしょう。その場合は、前任者が在籍している間に、何度でもしつこく質問し、再説明を求めましょう。相手も仕事がありますから、おそらくうるさく感じ、嫌な顔をされるケースも多いと思います。

　それでも構わず、自分が納得できるまで質問しましょう。いずれ、その前任者はそのセクションからいなくなるので、少々嫌な顔をされても気にする必要はありません。大切なのは、どうやったら自分がその仕事をしっかり引き継ぐことができるかということ。前任者にとっても、自分がそのセクションにいる間に引き継ぎを完了することは、後のことを考えてもプラスなのです。遠慮は無用。ただし、「同じことを何度も伺って申しわけありません」という言葉と、感謝の気持ちは忘れずに。後からフォローのお礼メールなどをすることをおすすめします。

　どんなに覚えられない仕事でも、一度覚えてしまえばあとは何ということもない日常業務の1つになります。そうするためにも、前任者に悪く思われることを覚悟して、「出来の悪い生徒」になるべきでしょう。最初に苦労しておけば、あとが楽。これを頭の片隅に入れておくべきです。