上司からの評価も上がる！ミーティング内容が分かりやすい報告書の書き方

　ミーティングの報告書は、報告書の読み手が知りたいことを正確に記載されている文章であることが求められます。そのためには、まず自分がミーティングの目的を理解することが大切です。そして、誰がどのような目的を持って報告書を読むのかを考えて、誰が見てもわかりやすい報告書を作成することを意識しておきましょう。ここでは、分かり易い報告書の書き方のポイントを紹介していこうと思います。

　報告書は見やすく、バランスの良い文章で書くことが求められます。いくら報告書の内容が充実していたとしても、バランスの悪い文章では内容も分かりにくくなってしまいます。報告書の書き方のポイントとしては、文字の大きさ、適度な余白、文章の長さなどに注意しておくと良いでしょう。また、報告書の書き方について、文章の構造を分かり易くする必要もあります。

　はじめに「表題」「内容要旨」「会議の詳細内容」の順番に書いていきましょう。また、「会議の詳細内容」については見出し、説明文という順番に記載していくと読み手にとっても分かり易い報告書になります。そのため報告書を書く前に、自分なりに文章の構造を考え文章の流れを作ることをお勧めします。また、報告書を記載する用紙の大きさに合わせて文章をバランスよく作成していきましょう。

　ミーティングのノートは、とにかく記録を正確に記載することを心がけましょう。初めから終わりまで、できる限り全て書く意識です。箇条書きや単語だけ書いてしまうと、ミーティングの内容が分からなくなってしまいがちです。このとき、誰の発言かわかるように発言者の名前を記載することも大切になります。報告書は、ミーティングで話し合われたテーマや問題点、その解決策や今後の方針を正確に伝える必要があるため、記録は、漏れの内容に正確に記載しましょう。

　そして、記録を取り終えたら、文章の整理をします。ミーティングで議論された内容、それぞれの担当者の役割について分かり易く文章を整理していきます。報告書とは、自分がどれだけミーティングを理解しているか上司や先輩にチェックされる機会でもあるため、とにかく正確かつ分かり易く作成することを心がけましょう。

　また報告書を作成することで、自分がどんな役割でどんな部門と関わり仕事をしていくのかイメージできます。上司や同僚に分かり易く伝達するためにも、ここで紹介したポイントを意識して読みやすい報告書を作成するようにしましょう。