ビジネスメールで本文と関係ない追記を行うときのマナー

　ビジネスメールを送信する際に時折ご利用になるのが追記かと思われます。メールの文章で言葉が足りなかった時に利用したり、補足として説明したりと何かと便利な機能です。　

　

　しかし、1つ使用方法を間違えるとお客様に失礼なメールになってしまったり、受け取った方が不快に思ってしまうようなマナー違反のメールになってしまいます。そこで今回、ビジネスメールで追記を行うときに覚えておきたいマナーについて記述していきます。あくまでも私見となりますのでご了承いただければと思います。

　追記を使用する際には長文はできる限り避けるようにしましょう。追記でこんなに書くなら本文に書けばよいのではとお客様に思われてしまったり、中にはメールで書くなら直接こちらに来て説明しろと激怒するお客様もいらっしゃいます。

　そのため、なるべくであれば追記は最大でも5行以内には収めるのが良いと思います。5行でも正直長いと思いますが、どうしても伝えたいことがあるかと思われますので最大でも5行にしておきましょう。そうすればお客様も長い文章だなと感じることなくメールを確認することができるでしょう。 

　メール作成が上手だなと感じる方は、追記の機能をよく理解した上でお客様を不快にさせることなく送信しています。例えばお客様に現在の商品状況が、この地点で止まっていますのでもしかしたら遅れるかもしれませんとお知らせしたり、お会いした時の感想を端的にですが記述したりと工夫をしてメール作成を行ってしまいます。そんな事を追記で記述したらマナー違反ではないかと思われそうですが、お客様の状況を考えているうえで上記のことを記述し送信するのであればマナー違反ではございません。

　例えばお客様が少しくだけた方が好印象に感じるタイプだと思えばそのように追記を利用したり、この方は厳しい方だから追記は真面目な事を記述しようとするのです。 すると受け取ったお客様も、他とは違うメールにこの人はよく考えてメールを出していると感じてくださったり、中には訪問した時に褒められる時もございます。そのためお客様の状況をよく確認していれば多少の感想やくだけた事を追記で記述しても問題は無いでしょう。 

　このように、ビジネスメールで追記を行うときに覚えておきたいマナーはございます。重複となってしまいますが、追記は補足説明の部分として使用する割合が高いためなるべくであれば長文で記述するのは控えましょう。あまりに長文で記述してしまうとお客様も読んでいるのが疲れてしまいます。