これで明日から新天地でも大丈夫！転勤の挨拶をする時に知っておきたい6つのこと

　近頃は1年を通していつでも行われる事が多くなった転勤ですが、いざ自分が転勤となった場合、どういった事をする必要があるのか、少々不安に感じると思います。これまで一緒に仕事をしていた方々にしなければならない事、これから一緒に仕事をする方々にしなくてはならない事、それらを円滑に漏れなく行う必要があるのですから、慣れていない人には一大事です。慌ててしまい、引継ぎに漏れが生じてしまっては、後任者やお客様にもご迷惑をかけてしまいます。

　では、実際にどういった行動が必要になるのかを簡単にまとめていきます。

　漏れがないように引き継ぎのデータを作成して、後任者が常に確認できるようにします。後任者が迷った時、いつでも聞けるようなルールを設定するのです。緊急で確認したい内容のメールはタイトルを「至急！」とする、一定期間は仕事終わりのタイミングで連絡を入れる、など、相手に安心感を与える気配りをしたいものです。また、データなどはどのフォルダに何が入っているかをメモしておくと便利です。

　単独での業務が多い人は個人的な業務リストを作成することで、比較的早くに引き継ぎを終わらせることができるかも知れませんし、チームで遂行する業務が多い人なら、タイムスケジュール表などを作成し、細かい業務の進捗状況を後任者が確認できるようにしておきましょう。

　会社の周知許可日までは秘密厳守が絶対です。周知許可日に電話でお知らせし、「近々ご挨拶にお伺いします」と伝え、転勤前に後任者同行でご挨拶に伺います。この時、後任者をしっかりと立てて紹介する事を忘れてはいけません。「後任者を転勤先からもしっかりフォローしますから、安心して下さい」といった類の言葉をお得意先に伝える事は、あまりお勧めできません。

　周知許可日に即一報入れることが、人間関係をより良くします。早く知らせることは相手の存在を認める行為なので、好印象を与えます。また、お世話になった方々が対応する時間も作る事ができるので、なるべく早くに一報を入れることを覚えておきましょう。

　書類は要不要の確認をしながら後任者に渡します。必ず不要な書類は破棄してあげましょう。できる限り内容を精査してあげる事が重要です。机・ロッカーは雑巾がけをし、メラミンスポンジなどを使って手垢や汚れも落としておきます。転勤後の人間関係を維持するためにも重要な行為です。

　事前に送別会をして頂いていたら、この時改めてお礼を申し上げます。最終出勤日には感謝を込めて心ばかりの品をお渡しします。みんなで食べられる個別包装のお菓子など。2,000円～3,000円程度のものが良いと思います。

　挨拶状は人とのご縁を繋ぎ止め、新たなご縁を結ぶきっかけになります。転勤後、1ヶ月ぐらいが経った頃から2ヶ月以内には出しましょう。お取引先やお客様に対するお礼とご挨拶の言葉を述べ、今後の抱負を盛り込みます。

　内容は、まず、頭語と結語は呼応する組み合わせで「拝啓」と「敬具」、「謹啓」と「敬白」などではじめ、時候の挨拶、異動した月日、新任地、お世話になったお礼、変わらぬお付き合いのお願い、新しい所属部署名、住所とあなたの氏名を盛り込みます。同じ職場の上司や同僚にあてても使える文面にすると一括で処理できます。

　「立つ鳥跡を濁さず」、将来の仕事を円滑に進めるコツです。ささやかな心掛けの積み重ねが、思いもよらない助力を得られるのです。ですので、これから転勤がある方は早め早めに行動するようにしていきましょう。