「30分〜90分」の間が理想的！参加者の集中力を切らさない「企画会議」の適正な開催時間

　企画会議というものは、とかく時間がかかるものです。企画が完成するまで終わらない、というような会議は最悪の会議です。いつまでやっても有益な結論が出ない会議になることはありますし、時間制限が無ければしまりのない会議がいつまでもだらだらと続いていくことになってしまいます。今回は、企画会議をする上で知っておきたい「会議の適正な時間」について解説します。

　長い時間会議をつづけたからといって、有意義な結論が出るとは限りません。むしろ長時間の会議は疲労や倦怠感の原因となり、参加者の集中力を奪って有意義な結論が出る可能性が下がってしまいます。

　参加者が適度な緊張感と集中力をキープしたまま会議に臨める限界時間は、平均で90分と言われています。会議が90分を超えると参加者の集中力は極端に低下し、有益な意見は出てこなくなってしまうもの。そのような状態になってしまうと会議が停滞してしまい、遅々として進まなくなってしまうでしょう。

　会議の限界時間は90分までに設定し、90分を超えてしまうようであれば後日改めて仕切り直した方が、参加者の集中力も回復し、実りある意見が出やすくなります。

　会議が長くなれば集中力は欠如し、パフォーマンスは低下してしまいます。最高のパフォーマンスを維持しながら会議の結論を出すためには、集中力が続く間に会議を終わらせる必要があります。

　会議時間を1時間単位で設定している企業は多いですが、集中力の点から考えると1時間の会議はやや長すぎます。1時間の会議になると参加者はペース配分を考えなければならなくなり、常に最高の状態で会議に臨むことは不可能でしょう。

　人間の集中力が高いレベルでキープできるのは30分程度といわれています。30分を超えて集中力を持続させるのは非常に困難ですので、会議そのものを30分以内に終わらせることができれば、参加者の集中力が途切れずに締まった企画会議をすることができるでしょう。

　30分は短いと感じるかもしれませんが、事前説明や企画意図の理解、意識の共有など会議の最初に用意されている準備を省き、参加者が会議に参加する前にしっかりと頭に入れておくように準備すれば、30分の会議でも充実した内容にすることができます。

　不毛な会議に時間を費やすのは時間の無駄ですが、短時間に会議をまとめたばかりに結論が出なくては本末転倒です。会議の目的は有益な結論を導き出すことであり、会議時間は最適化のための一項目に過ぎません。ケースによって会議スタイルを使い分けることで時間調整が可能になり、目的にあった企画会議が開けます。

　30分以上90分以下が理想的な会議時間です。会議を短時間にまとめることを意識しながら、企画会議の計画を立ててください。