【3つのケースに分けて紹介】上司から任された仕事に「優先順位」をつける方法

　あなたが今抱えている仕事は、どういった種類のものですか？大きく分けると、ルーティン業務として担当している仕事と、上司から突発的に任された仕事の2点ではないでしょうか。

　あなたの担当業務であれば、いつ頃・何を・どのように進めればよいかを、事前に把握できますので、決まったスケジュール通りに進めればまず問題ないでしょう。しかし、突発的に上司から仕事を任された場合、その仕事の優先順位はどのように設定すればよいのでしょうか。仮に、あなたのルーティン業務の〆切と重なってしまったら、どうすればよいでしょう。今回は、上司から任された仕事に優先順位をつける方法を紹介します。

　もし上司からあなたに、A・B・Cという3種類の仕事を任されたら、3つの仕事の優先順位をどのようにつけたらよいかを、上司に確認を取りましょう。確認のタイミングとしては、上司に仕事を任された時がベストです。

　「〆切が早いＡの仕事から済ませなさい」と上司から指示されたら、Ａから着手しましょう。また「仕事の重要度が高いＣの仕事から取りかかってほしい」と上司に指示されたら、Ｃから着手します。

　上司から仕事を任された時、あなたは他の仕事を進めていて、その仕事がすぐ完了しそうにない場合は、どちらの仕事の優先順位を高くするか、上司に相談しましょう。

　上司へ優先順位に関する相談を持ちかける例を、１点ご紹介します。「現在、●●と■■の仕事があります。特に●●の仕事は、〆切が△月△日△時までとなっています。□□課長から指示のあった仕事と作業時期が重なるのですが、どちらを優先的に行えばよいでしょうか。」

　このように、現在抱えている仕事と納期を述べ、上司が考え込む時間をなるべく少なくなるようにしましょう。

　上司から任された仕事の見通しが立たず、完了までにどういった工程があり、どの程度の時間がかかるかわからない場合は、優先順位を高くしましょう。特に、プロジェクト系の仕事は、未知の領域が多く、想定通りに進まなかったり、進めるうちに何らかの問題が発生したりすることが多々あります。

　この手の仕事は、まず着手し、やりながら見通しを立てていくしかありません。仕事の完了までの青写真が描けるまでは、その仕事に優先的に取り組みましょう。

　いかがでしょうか？最後に、上司から仕事を任されるにあたっては、上司の期待値を確認した上で、仕事の優先順位をつけることも大切です。上司自身が、その仕事をいつまでに仕上げて、どういった内容に仕上げてほしいと考えているかを確認しましょう。

　仮に、上司が「明日までに仕事を仕上げてほしい」と思っているなら、間違いなくその仕事の優先順位は高いです。仕事に取り掛かる際には、まず初めに「上司の意向を確認すること」を忘れないようにしましょう。