会議で要点を押さえたメモを取るコツ【最大のヒントはアジェンダと司会者の発言】\

　会議に出席しながら、リアルタイムで話の要点をメモするのは難しい作業です。会議での話はつぎつぎに展開し、時に思わぬ方向に流れを変えながら、ほとんど途切れることなく発言が続きます。それを聞きながら、1人1人の発言について「ここが要点」と判断するのは難しいですし、また、要点と思わないであえてメモしなかったところが、実はその議題にとって大きな意味を持つ発言だったということもあるでしょう。

　「要点をメモできるようになるには、経験を積むしかない」という意見もあるようですが、ここでは、初心者でも参考にできる、要点をメモするためのコツを紹介します。

　会議には必ずアジェンダ、つまり課題の内容と議論の進行予定表というものがあります。紙の資料で配られるケースもあれば、会議の冒頭で司会者が口頭で説明することもあるでしょう。いずれにしても、そのアジェンダに則して、司会者は会議を進行するわけです。まず、議題とそれを議論する目的、会議の流れなどを最初にしっかり押さえておくこと。これが各発言の要点をメモするコツです。

　説明が漠然としているように感じるかもしれません。しかし、実際の会議がそのアジェンダに基づいて進行する以上、各参加者の発言はそれを意識して行われます。つまり、議題とその目的に対して発言者がどう考えているのか、それが発言の要点です。そこから逸脱した発言は、メモする必要がないと判断してもいいでしょう。

　また、司会者は自分で考えた進行表どおりに会議を進めようとします。ですから、随時、話の要点をまとめながら次へ進ませようとする傾向が、司会者には強いのです。実際に、司会者の発言の中に、参加者の話の要点が含まれることが大変多くなります。特に「今のお話は～ということだと思いますが」や「○○さんの御意見は～ということでよろしいですね」と、司会者が自分なりにまとめて確認するときの「～」の部分が、すなわち発言の要点です。

　慣れないうちは、その場その場で要点を判断することは困難です。ですから、「要点はどこか」と考えながらメモするよりも、とりあえず多くの情報をメモしておいて、あとから話の要点をまとめるほうが、失敗がありません。

　速記が苦手な人は、単語を羅列するだけでも構いません。そして、できれば会議中か終了直後に、その単語をヒントに要点をまとめるのです。特に、発言者があまり論理的な人ではなく、話がだらだらと長くなるような場合は、それを聞きながら要点だけをメモするのは、ほぼ不可能と考えたほうがいいでしょう。ですから、後で判断するための情報収集に努める、これが要点を間違いなくメモするためのもう1つのコツです。

　ここではあくまでも会議の初心者、要点のメモが苦手な人のために、コツを紹介しました。最初のうちはトレーニングのつもりで、できるだけ多くのメモを取るようにしましょう。そのうち、少ないメモで要点が押さえられるようになるはずです。