アジェンダを使った効率の良い会議の進め方

　「アジェンダ」とは、会議の予定表のことです。アジェンダを使うことで会議の進行状況がわかりやすくなり、効率的に会議を行うことが可能になります。ここでは会議にアジェンダを導入する手順と、有効に活用するにはどうすればいいかを紹介します。

　一般的な会議のアジェンダは「会議名、会議目的、出席予定者、場所、時間配分（開始時間と終了時間）、議題（内容は明確で簡潔に、議題ごとに時間配分も設定）、今後のまとめ、メモ」が記載されています。この全項目を埋めてアジェンダを作成し、会議を進めてみましょう。

　また、アジェンダは会議を行う前に出席予定者にメールで送信するか、配っておくべきです。事前にアジェンダに目を通してもらうことで、会議前に質問や意見を考えておいてもらうことが可能になるからです。

　会議でアジェンダを用いると会議の進行状況がわかりやすくなり、効率的に会議を進められます。他にも、会議目的がより明確になり、出席者の会議への共通認識が高まります。そして会議全体の時間配分と議題ごとの時間配分を決めることで、会議に無駄な時間を費やすこともなくなります。ポイントは、これらのアジェンダのメリットを関係者全員が理解していることです。そうしなければアジェンダは形骸化した予定表になってしまい、本来のメリットが活きなくなります。

　これらのことを参加者全員が理解していれば、これまで以上に会議は円滑に進むはずです。特に進行役の人は、アジェンダの内容を隅々まで把握しておかなければなりません。会議は参加者全員が主体的に取り組むことで生産性が高まります。アジェンダをただの予定表としてはなく、参加者が当事者意識を持てるツールとして活用できればなおよいでしょう。