【司会の立ち回りが大切】社内のミーティングを円滑に進めるコツ

　社内のメンバーとミーティングを行う際、ミーティングが円滑に進むかどうかは司会にかかっています。どうしても複数人が集まって行うミーティングですと、途中で論点がずれてしまったり、時間内に結論がでなかったり、一人が長く話しすぎたりしてしまうため、スムーズにいかない場合が多いです。

　そういった時、司会がうまく立ち回れるかどうかで、ミーティングが円滑に進むかが決まってくるのです。ここでは、司会に慣れていない人でもスムーズに進行していくコツを紹介していきたいと思います。

　スムーズに進行していくコツは、ミーティングがスムーズに進まないパターンを予め想定しておくと良いです。例えばスムーズに行かないパターンで一番多いのが着地点を見失っているといったことではないでしょうか。

　そうならないためには、事前に参加者へテーマの提示をしておく事です。ミーティングを行う前にテーマや目的、ミーティングを通して決めるべき事などを、参加者に知らせておきましょう。そして自分自身も事前にきちんと意見をまとめておく事が大切です。

　ミーティングが始まって初めてテーマを聞かされると、じっくり考える事ができないため意見がコロコロと変わってしまい、いつまでたっても論点が定まりません。しかし、事前に知らせておくと、個々の意見をきちんと持ってミーティングに臨むことができるのです。限られた時間の中で複数名が考え、それぞれの意見を交合わせるのは非常に難しいため、事前に考える時間を取る事が良いでしょう。

　次に多いのが、話しているうちに論点がずれてしまうということではないでしょうか。そういった際、司会も一緒になって話していてはいつまでたっても結論は出ません。司会は話しの流れを冷静に読み、「今、この話はテーマに必要か」を見分けなくてはいけません。意見を出し合って話していると、どうしてもその場の空気に流れてしまいがちですが、出来るだけ司会進行は全体を見渡せる様に一歩引きながら見ている感覚でいることがミーティングを円滑に進めるコツです。

　ここできちんと「それでは議題に戻ります」や「興味深い話しですが、本題に戻しますと」いうように、自然に本題へ戻れる様に軌道修正するようにやんわりと、自然に口を挟むように心がけると良いでしょう。このように、事前にミーティングがスムーズに進まないパターンを考え、対策をしていく事でスムーズにミーティングを終える事が出来る様になるでしょう。