【例文10選】日程調整メールの書き方と、返信のポイントを解説

社外の方との打ち合わせや、就活時の面接などを行う際にやりとりする「日程調整メール」。自分から相談メールを送ることもあれば、相手からの日程調整メールに対して返事をすることもあります。どちらにせよ、相手に失礼がないように基本の型は知っておいて損はありません。

そんな日程調整メールの書き方をご紹介。ベースとして使えるシーン別の例文に加えて、返信する際のポイントやお礼メールの書き方も解説します。日程調整メールの作り方に悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

日程調整メールを書く際の3つのポイント

打ち合わせや商談など、ビジネスシーンでは必ず相手との日程調整を行います。日程調整の連絡はメールで問題ありませんが、書く際はまず基本を押さえておきましょう。

日程調整メールを作成するときに注意したい3つのポイントを解説します。

ポイント1．「日程調整」のメールとわかる件名を書く

日程調整メールを書く際の1つ目のポイントは、「日程調整」のメールとわかる件名を書くことです。

多くのビジネスパーソンはメールの件名を見て、対応の優先順位を決めます。名前だけ書かれていたり、ひと目見て何の連絡なのかわからなかったりすると、重要度が低いと判断されてしまい、なかなか確認してもらえないことがあります。

日程調整のメールであれば「●●のお打ち合わせ日程調整のお願い」「【●●サービス】お打ち合わせ日時のご相談」などと付け、どんな用件で連絡を送っているのかわかりやすい件名を意識しましょう。

ポイント2．候補日を複数指定する

日程調整メールを書く際の2つ目のポイントは、候補日を複数指定することです。

メールのやりとりを最小限に抑えるため、候補日は自分から複数提示しましょう。候補日はできるだけ直近だと相手も検討しやすくなります。

候補日の数は3つ程度が一般的です。より多くの候補日を出す場合は、「来週」「再来週」と箇条書きにするのもおすすめ。提示した日程での調整が難しいことも考慮して、「上記の日程が難しい場合はお気軽にご相談ください」「上記の日程のご都合が悪い場合は、遠慮なくお知らせください」などと添えておくと親切です。

ポイント3．前日や当日に急用が入った場合は電話をする

日程調整メールを書く際の3つ目のポイントは、前日や当日に急用が入った場合は電話をすることです。

日程調整メールは当日まで時間に余裕があるときに使える連絡方法です。前日や当日に緊急の用事が入り、そのために再度日程調整をお願いする際は、メールではなく電話で連絡を入れた方が好ましいでしょう。

必ずしもメールで行うのではなく、必要に応じて電話を利用することも覚えておいてください。

日程調整をお願いするメール例文7選

ビジネス以外のシーンでも日程調整のお願いをする機会はたくさんあります。自分から相談する場合は複数の候補を出すのが基本です。加えて、提示した日時で調整ができない場合は他の日程の検討も可能であることを必ず添えましょう。

シーン別に、日程調整メールを送る際に使える7つの例文をご紹介します。

①就活や転職時の面接の日程調整メール

就活や転職時の面接の日程調整メールは、基本の日程調整メールと内容にほとんど違いはありません。ただし、ビジネスメールとは違い個人アドレスから連絡をするため、署名を入れ忘れないように注意しましょう。

件名：面接希望日程のご連絡

本文：●●株式会社　採用ご担当者様

お世話になっております。

この度、貴社の求人に応募させていただきました、●●（氏名）と申します。

面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。

希望日時を下記に記載いたしますので、日程のご調整をお願いいたします。

第一希望：●月●日　●時〜●時

第二希望：●月●日　終日

第三希望：●月●日　●時以降

上記の日程のご都合はいかがでしょうか。

ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認およびご検討いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

氏名：

メールアドレス：

電話番号

②ビジネスシーンでの打ち合わせの日程調整メール

ビジネスシーンでの打ち合わせの日程調整メールでは、基本の型を覚えておきましょう。その形さえ知っておけば、日程調整を行うさまざまな場面で活用できます。

件名：新商品のご説明日程ご調整のご相談／●●株式会社

本文：●●株式会社　●●ご担当者様

初めてご連絡させていただきます。

●●株式会社の●●と申します。

いつも弊社のサービスをご利用いただき誠にありがとうございます。

今回は●月●日に新たに発売される新商品について

直接ご説明させていただきたく、日程調整のご連絡を差し上げました。

下記日程でご都合の良い日時はございますでしょうか。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

・●月●日　●時〜●時

・●月●日　●時以降

・●月●日　終日

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

お忙しい中大変恐縮ですが、上記日程にてご検討いただけますと幸いです。

いずれも日程調整が難しい場合は、お手数をおかけいたしますがお知らせください。

ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

③研究室見学の日程調整メール

大学から大学院へ進学する際に行う研究室訪問。見学するには教授のアポを取るために日程調整のメールを送らなければなりません。学内・学外と進学先を問わず必要な作業です。悩みすぎて時間がかかりすぎてしまわないよう、活用できる型を知っておくと便利です。

件名：研究室見学のご相談／●●大学●●学部●●学科●年

本文：●●大学●●研究室　●●教授（准教授）

突然のご連絡失礼いたします。

私は●●大学●●学部●年の●●（氏名）と申します。

貴研究室のホームページを拝見し、●●の研究に大変興味を持ったため、

ぜひ研究室を訪問させていただきたくご連絡差し上げました。

私は現在、●●大学にて●●の研究をしております。

学部卒業後は大学院への進学を考えています。

●●教授の研究内容が私の研究したい内容と非常に合致していたため、

卒業後は●●教授の元で研究を行っていきたいという思いが強くなりました。

ぜひ一度、研究室を見学させていただき、研究の流れや内容について

お伺いできればと考えております。

お忙しい中大変恐れ入りますが、ご検討いただけますでしょうか。

研究室の見学日時の候補を下記に記載させていただきますので、

ご確認・ご検討をお願いいたします。

・●月●日　●時〜

・●月●日　●時〜●時

・●月●日　終日

上記のいずれの日程も難し場合、大変恐れ入りますが

教授のご都合が良い日程をいくつかご教示いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

④就活の説明会の日程調整メール

就活の説明会に参加する際、日程調整メールを送ることがあります。多くの場合、就活説明会の日時は企業側で決められているので、就活生は提示された候補日に対して参加できる日を伝える形で返事を送りましょう。

本文：●●株式会社　ご担当者様

お世話になっております。

●●大学●●学部●年の●●（氏名）です。

この度は貴社の会社説明会のご連絡ありがとうございます。

下記日時にて参加いたします。

・●月●日　●時スタート

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

⑤インターンの日程調整メール

本格的な就職活動を行う前に参加することの多い企業インターン。授業や学校課題、アルバイトなど学校生活は忙しいため、参加するには企業側に日程の調整を依頼するケースは少なくありません。日程調整メールの基本の型を知っておけば、企業に対して失礼になることなくインターン参加日を決められます。

件名：インターン参加日の日程調整について／●●大学●●学部●年●●（氏名）

本文：●●株式会社　インターン採用ご担当者様

お世話になっております。

●●大学●●学部●年の●●（氏名）です。

この度はインターン参加日についてご連絡いただきありがとうございます。

参加可能な日時を下記に記載させていただきます。

・●月●日　●時〜●時

・●月●日　●時〜●時

・●月●日　●時〜●時

・●月●日　●時〜●時

・●月●日　●時〜●時

ご指定いただいた期間はまだ授業があるため、

参加可能な日時が少なく大変申し訳ございません。

上記でのご調整が難しい場合は、再度参加日程を検討させていただきます。

ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

⑥日程をもう一度調整してもらうメール

一度決めた日程を再度調整してもらう相談のメールは、相手に配慮してなるべく早い段階で連絡するように意識しましょう。再調整の理由は詳細に記載せず「急用のため」と簡潔に書くだけでも問題ありません。体調不良の場合はそのことを記載しても良いでしょう。

件名：●月●日の打ち合わせの再調整のご相談

本文：●●株式会社　●●様

お世話になっております。

●●株式会社の●●です。

●月●日のお打ち合わせですが、緊急の対応が社内で発生してしまったため

日程を再調整いただくことは可能でしょうか？

大変申し訳ございません。

下記日程にて再調整のご検討お願いいたします。

・●月●日　●時〜●時

・●月●日　●時〜●時

・●月●日　●時〜●時

上記の日程でご都合が合わない場合はお知らせください。

この度はご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。

お手数をおかけいたしますが、再調整をお願いいたします。

⑦候補日をお尋ねするメール

日程調整のメールは通常、調整を依頼する側が候補を伝えるのが原則です。しかし、相手が多忙な方であったり、先方から会議に参加する方が多かったりする場合は、候補日を尋ねたほうがスムーズに日程を確定させられます。

件名：お打ち合わせ日時のご相談

本文：●●株式会社　●●様

いつもお世話になっております。

株式会社●●の●●です。

先日お話しした打ち合わせの件につきまして、

早速日程の調整をさせていただきたくご連絡差し上げました。

場所：●●株式会社

所要時間：1〜1.5時間程度

参加者が多いため、お手数をおかけいたしますが

候補日をいくつかご教示いただけますでしょうか。

ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。

日程調整のメールの返信例文

最後に、日程調節のメールを受け取った際に返信するメールの内容も確認しておきましょう。

①指定された候補日から選ぶ際の返信メール

相手から日程調整のメールをもらったら、その中から可能な日時を伝える形で返信を行いましょう。

件名：※送られてきたメール件名を変更しない※

本文：●●株式会社　●●様

お世話になっております。

株式会社●●の●●です。

この度は●●の打ち合わせの件でご連絡いただきありがとうございます。

それでは、●月●日●時〜にてお願いいたします。

弊社からは私を含めて2名で参加いたします。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

②提示された候補日が空いてない場合の返信メール

相手から提示された候補日が自身の都合と合わない場合は、そのメールに返信する形で今度は自分が可能な候補日を複数伝えましょう。

件名：※送られてきたメール件名を変更しない※

本文：●●株式会社　●●様

お世話になっております。

株式会社●●の●●です。

この度はご連絡ありがとうございます。

大変恐縮ですがいただいた日程はどれも予定があるため、

ご来社いただくことが難しい状況です。

●月●日の●時〜でしたら調整することが可能ですが、

●●様のご都合はいかがでしょうか？

また、下記日程も調整が可能です。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝

●月●日　●時〜●時

●月●日　終日

●月●日　●時〜●時

＝＝＝＝＝＝＝＝＝

恐れ入りますがご確認の上ご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

③再度候補日を提示するメール

お互いに候補日を出したけれど、それでも合う日程がないという場合は、再度候補日をこちらから提示しましょう。メールのやりとりが多くなり相手の手間を増やしてしまいますが、日程が決まるまできちんと対応しましょう。

もし直近で調整することができなかったり、先の予定が読めないために日時を確定することができなかったりということであれば、日を改めて連絡することを伝え、一度やりとりを終わらせるのもひとつの手です。

件名：※送られてきたメール件名を変更しない※

本文：●●株式会社　●●様

お世話になっております。

株式会社●●の●●です。

大変恐縮ですがご提示いただいた日程で調整するのが難しいため、

再度下記の日程にてご検討いただくことは可能でしょうか。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝

●月●日　●時〜●時

●月●日　終日

●月●日　●時〜●時

●月●日　●時〜●時

●月●日　●時〜●時

＝＝＝＝＝＝＝＝＝

何度も確認のお手間を取らせてしまい誠に申し訳ございません。

直近3週間での調整が難しい場合は、より先の日程で検討することも可能です。

その際はお気軽にお知らせください。

日程調整をしてもらった際のお礼メールの書き方

相手に日程を調整してもらったら、必ずお礼メールを書きましょう。本文の初めに日程を調整してくれた感謝の気持ちを伝え、文章の最後にもお礼の一文を入れます。内容は最低限の情報は入れつつ、簡潔にまとめるのがポイントです。返事をなるべく早く送ることも忘れないでください。

本文：●●株式会社　●●様

お世話になっております。

株式会社●●の●●です。

お忙しいところ日程をご調整いただき誠にありがとうございます。

それでは当日は弊社にてお待ちしております。

日程：●月●日（曜日）●時〜

場所：●●ビル 4F

アクセス：●●駅●番出口より徒歩●分

（本メールに地図を添付いたします）

エントランスに到着しましたら下記の番号までお電話いただけますでしょうか。

090-XXXX-XXXX

それではどうぞよろしくお願いいたします。

なるべく早く日程調整メールを送ろう

直近の日程で調整メールを送ったけれど、実際に決まったのは予定していたよりも先の日程というのはよくあることです。ビジネスパーソンは一週間の予定を遅くとも前週の前半までには決めているため、直近の日程で調整することは難しいものです。

日程調整のメールは、アポを入れたい日時の目処がついた時点でなるべく早く送ることを意識しましょう。

本記事を参考に、日程調節のメールを作成してみてください。
 

【関連記事】

体調不良の欠勤をメールで伝える3つのポイントやシーン別例文を紹介

体調不良で仕事を休む際、当日の朝に悩むのが欠勤連絡の方法です。基本的なビジネスマナーとしては電話が推奨されていますが、現在はメールで欠勤を伝えても問題ないとしている企業も増えています。 本...

【例文あり】ビジネスメールでそのまま活用できる締めの言葉集

ビジネスメールで必要な「締めの言葉」。文章の流れに沿って考えてみたけれどしっくりこず、いつも通り「よろしくお願いいたします」を使っている方は多いのではないでしょうか。 そんな締めの言葉につ...

メールのCCとは？宛名（TO）・BCCとの違いを紹介

メールのCCと、宛名（TO）、BCCの違いに迷う人もいらっしゃるでしょう。ビジネスメールでは、TO・CC・BCCを明確に使い分ける必要があります。 本記事では、メールのCCの意味や、使用す...