1. 【例文も紹介】書類の郵送が遅れてしまった時の「送付状」に書くべきお詫びの言葉

【例文も紹介】書類の郵送が遅れてしまった時の「送付状」に書くべきお詫びの言葉

by mxmstryo
 取引先に送らなければならない書類を整えるのに時間がかかり、送付が遅れてしまうということがあるでしょう。また、「ついうっかり、送り忘れていた」ということは、ビジネスマンとして本来あってはならないことですが、時として起こりうるもの。

 書類を郵送するときは、いかなる場合でも送付状を同封します。遅れた時の送付状の場合、そこにお詫びの言葉を書かなくてはなりません。実際、どんな言葉を使えばいいのか。どんな文章にすると自然で、誠意を伝えることができるのか、例をあげて説明していきます。

遅れの理由は事前に電話で説明しておく

 一番大事なことは、書類送付が遅れそうなとき、あるいは自分のミスで失念していたことに気づいたときは、真っ先に先方に電話を入れること。場合によっては先方から問い合わせの連絡が入ることもあるでしょう。その時は、とにかく電話で遅れていることをお詫びし、その理由を説明しなければなりません。

 簡単な書類なのに遅れている場合は、先方も「忘れているにちがいない」と考えているため、無理な言い訳をしないこと。「私の不手際です」と自らの非を認め、誠心誠意お詫びするようにしましょう。

 電話で理由を説明をしてから、書類を送付します。その際の送付状には、くどくど遅延の理由説明することは、不要であるだけでなく、先方をさらに不快にさせかねません。送付状でのお詫びの言葉は必要最小限にしたほうが、ビジネスレターとして適してします。

送付状に書くべきお詫びの言葉と、前後の文章の流れ

 送付状に書くべきお詫びの言葉は「大変遅くなり、申し訳ございません」「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。深くお詫び申し上げます」といったところでしょう。

 心がけておきたいのは、通常のビジネスレターよりも丁寧な語調にすること。「申し訳ありません」より「申し訳ございません」の方が、詫び状には適切な語調。前後の文章の流れを含めて、例文を紹介しておきます。なお、急ぎの書状になるわけですから、前文の「時候の挨拶」は省略したほうが無難でしょう。「晩春の候」などと書くと、悠長でのんきな印象になってしまいます。

例文

 ここでは、例文を挙げて送付状に書くべき文章を紹介していきます。

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謹啓

時下ますます御清祥の御事とお慶び申し上げます。
平素より格別なお引き立て(御愛顧)を賜り、誠にありがたく御礼申し上げます。

さて、大変遅くなりましたが、以下の書類をお送り致します。御査収賜れば幸いでございます。今回は私の不手際で御迷惑をおかけ致しましたこと、深くお詫び申し上げます。今後とも相変わらぬおつきあいを賜りますよう、伏して(心より)お願い申し上げます。

敬具
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 「謹啓」としたのは「拝啓」よりあらたまった印象を与えられるからです。いつもとはちがう言葉を使うことによって、「お詫びの態度」を表現するのです。そして内容は簡潔に、これが最大のポイントになります。


 以上、書類の送付が遅れてしまった際の送付状に書くべき言葉を例文を交えて紹介してきました。ビジネスマンとして提出書類の遅れは避けたいところですが、もし遅れてしまった場合は、誠意のある対応を心がけましょう。

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