1. 【例文も紹介】書類の郵送が遅れてしまった時「送付状」に書くべきお詫びの言葉

【例文も紹介】書類の郵送が遅れてしまった時「送付状」に書くべきお詫びの言葉

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 「取引先に送る書類作成に時間がかかって送付が遅れた」「書類を送り忘れた」などのミスをした場合、書類を郵送する際に同封する送付状にはお詫びの言葉が欠かせない。

 遅れた時の送付状に、実際どんなお詫びの言葉を使えばいいのか、どんな文章なら自然に誠意を伝えることができるのか、例をあげて説明しよう。

遅れの理由は事前に電話で説明しておく

 一番大事なことは、書類送付が遅れそうなとき、自分のミスで書類郵送を失念していたことに気づいたとき、真っ先に先方に電話を入れること

 場合によっては先方から問い合わせの連絡が入ることもあるだろう。その時は、とにかく電話で遅れていることをお詫びし、その理由を説明しなければならない。

【例文も紹介】書類の郵送が遅れてしまった時「送付状」に書くべきお詫びの言葉 2番目の画像

 簡単な書類なのに遅れている場合、先方は「忘れているにちがいない」とわかっている。無理な言い訳をすると油に火を注いでしまい、かえって逆効果になってしまう。

 「私の不手際です」と自らの非を認め、誠心誠意お詫びしよう。

送付状の文章ではお詫びの言葉は最小限にする

 書類を送付するのは、電話で理由を説明した後だ。その際の送付状には、くどくど遅延の理由説明することは不要。先方がさらに不快な思いをする可能性が高いからだ。

 送付状でのお詫びの言葉は必要最小限にして、ビジネスレターとして適した文章にしよう。

送付状に書くべきお詫びの言葉、前後の文章の流れ

 送付状に書くべきお詫びの言葉としては、「大変遅くなり、申し訳ございません」「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。深くお詫び申し上げます」などが挙げられる。

送付状に書くべき「お詫びの言葉」の文例

  • 「大変遅くなり、申し訳ございません」
  • 「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」
  • 「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。深くお詫び申し上げます」

 心がけておきたいのは、通常のビジネスレターよりも丁寧な語調にすること。「申し訳ありません」より「申し訳ございません」の方が、詫び状には適切な語調になる。

 お詫びの言葉を綴る前後の文章を含めて、例文を紹介しよう。なお、急ぎの書状になるため、「時候の挨拶」は省略するのが無難だ

 「晩春の候」などと書くと、悠長でのんきな印象になってしまう。

【例文】お詫びの言葉を綴る前後の文章の流れ

 送付状に書くべき文章として、例文を1つ紹介しよう。

お詫びの言葉を綴った送付状の例文

  • 謹啓

    時下ますます御清祥の御事とお慶び申し上げます。
    平素より格別なお引き立て(御愛顧)を賜り、誠にありがたく御礼申し上げます。

    さて、大変遅くなりましたが、以下の書類をお送り致します。御査収賜れば幸いでございます。今回は私の不手際で御迷惑をおかけ致しましたこと、深くお詫び申し上げます。今後とも相変わらぬおつきあいを賜りますよう、伏して(心より)お願い申し上げます。

    敬白

 頭語を「謹啓」としたのは「拝啓」よりあらたまった印象を与えられるから。普段使わない言葉を使うことによって、「深くお詫びしている態度」を表現する。

 そして何よりも大切なのは「内容は簡潔に」すること。これが最大のポイントとなる。

 「拝啓」を使う場合、結語は「敬具」となるので気をつけよう。


 以上、書類の送付が遅れてしまった際の送付状に書くべき言葉を例文を交えて紹介した。

 ビジネスマンとして提出書類の遅れは避けたいところだが、もし遅れてしまった場合は、誠意のある対応を心がけよう。

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