体調不良で仕事を休む際、当日の朝に悩むのが欠勤連絡の方法です。基本的なビジネスマナーとしては電話が推奨されていますが、現在はメールで欠勤を伝えても問題ないとしている企業も増えています。
本記事では、欠勤メールを送る際に知っておきたい基本fについてわかりやすく解説します。注意したい3つのポイントに加えて、ベースの文章として活用できる例文もご紹介しているので、何をどう書けば良いのかわからない方は、ぜひ参考にしてみてください。
- 体調不良の連絡は電話なのかメールなのかという疑問に回答
- 体調不良の連絡をメールでする際に注意したい3つのポイント
- 体調不良メールを送る際に活用できる例文をご紹介
そもそも体調不良で欠勤することをメールで伝えてもいいの？
体調不良で出勤することが難しい場合、上司や先輩に対して必ず欠勤の連絡を入れなくてはなりません。その際に悩むのが連絡手段です。従来は電話がマナーとされていましたが、現在ではメールで問題ないとする職場も増えています。
では、どんな場合なら電話で、どんな場合ならメールでもよいのでしょうか。各手段ごとに注意したいポイントもご紹介します。
突然欠席する場合は「電話」で連絡するほうがよい
基本的なビジネスマナーとして、体調不良で突然欠勤することになってしまった場合は、電話で連絡するほうがよいとされています。理由としては、その日の通常業務の引継ぎをする必要があるためです。
遅くとも始業時間の15分前には、上司や先輩に連絡を入れましょう。何らかの理由で相手が席を外しており欠席の旨を伝えられない場合は、同部署の他の役職の方に欠勤することを伝え、始業後に連絡を入れ直します。
体調不良の際、本当に休んだほうがよいのか判断しきれなかったり、いつ連絡すればよいのか悩んでしまったりして、電話をするのが遅くなってしまうこともあります。しかし、連絡を受けた上司は、急を要する業務を他の従業員に依頼するのか、自身で行うのかなどの判断をする時間が必要です。なるべく早く電話をするように心掛けましょう。
話すことが難しい場合や、慣例的に問題ない場合は、メールでもOK
欠勤の連絡は電話で行うのがビジネスマナーですが、話すことが難しいほど体調が悪かったり、慣例的に問題なかったりする場合はメールでもマナー違反にはなりません。
口頭での説明が難しい時の欠勤メールでは、電話ではなくメールでの連絡になってしまった非礼について、お詫びの一言も必ず入れましょう。この一言があることで、マナーは知っているけれどそれができないほど体調が悪いということをさりげなく伝えられます。
体調不良の欠勤をメールで伝える際の3つのポイント
体調不良による欠勤をメールで伝える際、何をどのようにして書けば良いのでしょうか。メールを作る時に疑問に思う方は多いはずです。初めて欠勤メールを作成する際のポイントに加えて、業務の引き継ぎをお願いしたい場合の注意したい点について解説します。
- ポイント1．欠勤する旨が伝わる件名にする
- ポイント2．症状や休む期間を伝える
- ポイント3．業務の引き継ぎ事項を正確に伝える
ポイント1．欠勤する旨が伝わる件名にする
体調不良の欠勤をメールで伝える際の1つ目のポイントは、欠勤する旨が伝わる件名にすることです。
体調不良の欠勤メールは通常、始業前に行います。上司を含め多くのビジネスパーソンは通勤途中で未読のメールを確認しつつ、当日の業務の優先順位を決めるのが一般的です。件名がついておらず、開封しなければ内容がわからないと確認に手間がかかりますし、後で連絡を返そうと思った際にメールを探しにくくなってしまいます。
件名は「本日お休みいたします」「体調不良のためお休みをいただきます」などシンプルでよいので、内容が伝わるものにしましょう。
ポイント2．症状や休む期間を伝える
体調不良の欠勤をメールで伝える際の2つ目のポイントは、症状や休む期間を伝えることです。
例えば、「昨日の夜から頭痛が酷く治らないためお休みします」「めまいが酷く立ち上がるのも困難なためお休みします」など、症状を簡潔に本文に記載します。上司が今後のスケジュールを組み立て直す際、復帰の目処を考えやすくなるので、必ず伝えるようにしましょう。
もしすでに病院に行き医師からの診断を受けているのであれば、病名も加えてください。その際、療養期間もわかっていればあわせて伝えましょう。
ポイント3．業務の引き継ぎ事項を正確に伝える
体調不良の欠勤をメールで伝える際の3つ目のポイントは、業務の引き継ぎ事項を正確に伝えることです。
欠勤当日に打ち合わせや来客などの予定がある場合、まずは社内に業務を引き継いでくれる社員がいるかどうかを確認しましょう。可能であれば取引先に代理の社員が対応する旨を連絡すると共に、引き継いでくれる社員に打ち合わせの内容を把握できるよう資料や打ち合わせの目的、取引先担当者の連絡先などを共有します。
その他にも、資料作成やルーティーンの業務など、当日中に行わなければならない引き継ぎ事項は箇条書きにし、それぞれの進捗度合いやどこまで業務をお任せしたいのかなど詳細に記載します。
体調不良の中メールを作るのは大変かもしれませんが、トラブルを避けるため必ず引き継ぎ事項は正確に伝えましょう。
体調不良での欠勤をメールで伝える際の件名例
体調不良による欠勤をメールで伝える際、件名はわかりやすいものにする必要があります。欠勤することがわかれば良いので、あまり堅く考える必要はありません。参考となる例をいくつかご紹介します。
- ・【勤怠連絡】体調不良のため本日お休みいたします
- ・体調不良により欠勤いたします
- ・体調が優れないためお休みさせてください
- ・本日は体調不良のためお休みします
- ・体調不良による欠勤のご連絡
体調不良での欠勤をメールで伝える際の締め・結びの言葉
体調不良による欠勤をメールで伝える際、締めや結びの言葉には気を付けましょう。上司や同僚など、職場に迷惑をかけてしまうことに対して申し訳ない気持ちを表現できていれば問題ありません。回復の目処が立っている場合や連絡後に病院に行く場合は、そのことを伝えておくのも良いでしょう。締めや結びに使える言葉の例をいくつかご紹介します。
- ・お忙しいところご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
- ・ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
- ・急な連絡となり申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
- ・明日には仕事を再開できるようにと考えております。ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いいたします。
ビジネスシーンでの体調不良による欠勤をメールで伝える例文
仕事を休む場合、当日の朝にさまざまな方に連絡を入れなくてはなりません。上司や後輩、取引先と始業前に迅速にメールをすることが大切。そんな時に活用できるメールの例文をご紹介します。加えて、生理痛による欠勤や長期で欠勤する際のメール本文についても解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
例文1．上司に伝える場合
体調不良による欠勤をメールで上司に伝える場合は、早めの連絡や病状の共有、謝罪に加えて引き継ぎ業務の状況をすべて漏れなく伝えることを意識してください。
- 本文：●●部 ●●部長
おはようございます。●●部の●●です。
昨晩発熱し現在も熱が下がらず体調が優れないため
本日はお休みとさせてください。
月末の忙しい時期にご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
なお、先日依頼されていた●●の件につきましては
●●部の●●さんに引き継ぎをお願いいたしました。
本日このあと病院を受診する予定ですので、
診断名がわかりましたらご連絡差し上げます。
●●部の皆様にご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありませんが、
よろしくお願いいたします。
例文2．後輩に伝える場合
体調不良での欠勤を部下や後輩に伝える場合は、上司に連絡する時とは異なり、業務の引き継ぎや指示を細かく記載しましょう。加えて、緊急の際には連絡をくださいと添えておくと、後輩が安心して業務に取り組めます。
- 本文：●●部 ●●さん
おはようございます。●●部の●●です。
昨日、病院を受診したところインフルエンザと診断されてしまったため
本日より一週間ほどお休みいたします。
それに伴い、お忙しいところ誠に恐縮ですが
●●の件について業務の引き継ぎをお願いいたします。
①打ち合わせ当日用の資料作成
②●●企業用の提案資料の修正
①については、以前同様のケースで作成した資料が下記URLに格納してありますので、
その形をベースに作っていただければ大丈夫です。今週中作成、来週提出の予定のものです。
URL：https://〜
②については昨日●●さんから来ていたメールでの指示部分を
添付ファイルの内容に反映していただきたいです。
反映後、最終確認のため私宛にメールで送っていただけますか？
問題なければ先方への共有をお願いいたします。
●●さんに負担をかけることとなってしまい申し訳ございません。
緊急で確認する必要があれば、社用の携帯電話にご連絡をいただけますでしょうか。
ご迷惑をおかけしてしまい恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
例文3．社外のアポイントやミーティングをリスケしたい場合
欠勤当日に社外のアポイントやミーティングなどの予定が入っている場合、上司への連絡と同様に、始業前に先方にリスケの旨をメールで送りましょう。一般的なビジネスマナーとして、社外の方にリスケをお願いする場合はメールと電話の両方で連絡を入れるのがベスト。始業前にメールをし、本来予定が入っていた時間の前には電話で事情を説明し、お詫びの気持ちを伝えましょう。
- 本文：●●会社 ●●様
お世話になっております。
●●会社の●●でございます。
急なお願いで申し訳ありませんが、
本日●時から貴社で予定していたお打ち合わせを別日に変更していただけないでしょうか。
実は昨夜から高熱状態が続いており、現在も回復しておりません。
●●様に感染させてしまう恐れがあるため、
大変恐縮ですが日時を延期させていただければと存じます。
弊社からご連絡したにもかかわらず、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。
具体的な日時につきましては後ほどお電話を差し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
例文4．生理痛で欠勤したい場合
月経によって頭痛や腹痛などの症状が酷く、出勤することが難しい場合は無理をせず休むことを伝えましょう。生理休暇は労働基準法第68条に記載があり、法で規定された制度です。生理休暇を設けている企業であればその制度を利用し、上司に対しても生理痛による欠勤であることを伝え、理解を促しましょう。
- 本文：●●部 ●●部長
おはようございます。●●部の●●です。
生理痛による症状が酷く出勤が難しいため
本日はお休みとさせてください。
明日には回復するかと思いますが、
症状が治らない場合はまた明日ご連絡差し上げます。
なお、本日先方への提出を予定していた資料に関しては
同プロジェクトを一緒に進行していた●●さんに業務を引き継いでおります。
他に抱えている案件で急な対応を要するものはないので、
復帰し次第取り組む予定です。
●●部の皆さんにご迷惑をかけることとなってしまい申し訳ありませんが、
何卒よろしくお願いいたします。
例文5．体調不良で長期間欠勤する場合
インフルエンザや感染性腸炎など長期間の療養が必要な体調不良の場合は、職場に対して伝える事項が多いためしっかりとまとめてからメールを送りましょう。
- 本文：●●部 ●●部長
おはようございます。●●部の●●です。
昨晩から39℃以上の発熱があり病院を受診したところ
インフルエンザA型と診断されました。
医師によると●月●日まで療養が必要とのことでしたので、
大変ご迷惑をおかけいたしますが本日より週明け●月●日までお休みいたします。
その間で対応が必要な業務に関しては、
●●会社の案件は●●さん、●●会社の案件は●●さんに
それぞれ引き継いでおります。
●●会社の件はスケジュールにまだ余裕がありますので、
●月●日以降、復帰後に取り組みます。
インフルエンザの診断書は復帰後に人事総務部に提出いたします。
●●部の皆様にはご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
療養最終日である●月●日には、症状や状況についてまたご連絡差し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
体調不良の欠勤を伝えたメールに返信が来た際は返信が必要？
欠勤を伝えるメールに対して、多くの場合は返信が来ます。その返信に対して、こちらも返信する必要があるかどうか悩む方は多いと思いますが、結論から言うと返信はしたほうが良いとされています。
ただし、返信の内容は簡潔で構いません。相手からの返信に体調を気遣うような文章がかかれていたら「お気遣いいただきありがとうございます。薬を飲んで安静にし、明日には復帰できるようにいたします。」と返信します。
「承知しました。お大事に」という返信であれば「ご心配ありがとうございます。ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします」程度の返信で問題ありません。
体調が悪い時は無理をしなくてもいいですし、返信するために寝ずに待っているなどはしなくて大丈夫です。できる範囲で返信をするとよいでしょう。
体調不良を伝えたときの返信の返信例文
体調不良を伝えたメールに「お大事に！」などの温かいメールをもらったときは、体調が比較的よくなった際にメール返信を返すことをおすすめします。
体調不良で疲れていると、どのように返せばいいのかわからない人もいるのではないでしょうか。以下では、体調不良を伝えたときの返信の返信例文を相手別にご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
上司
上司に返信の返信メールを送るときは、丁寧な言葉で気遣いへの感謝と報告を行うことをおすすめします。
- 件名：Re:Re:【勤怠連絡】体調不良のため本日お休みいただきます
本文：●●部長 お世話になっております。●●です。
この度は、急なお休みをいただきましてご迷惑をおかけしましたこと、大変申し訳ありませんでした。また、温かいお気遣いをいただき、誠にありがとうございます。
プロジェクトXXに関しましては、〇〇さんから報告通り、問題なく進捗説明を終了できたようです。他のプロジェクトについても、引き続き順調に進めていただいております。
後⚪️日で復帰できる見込みですので、どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
同僚・後輩
同僚・後輩に返信の返信メールを送る場合は、上司よりも堅苦しくないメールで問題ありません。急に休んでしまい迷惑をかけたことに対して、感謝と謝罪を伝えられるといいですね。
- ●●さん
お疲れ様です。●●です。
温かい気遣いありがとうございます。急に引き継ぎを頼んでしまい、本当に申し訳ありません。
何か業務に関してわからないことがあれば、いつでも連絡ください。
よろしくお願いします。
取引先
取引先に送る返信の返信は、丁寧な言葉でお詫びの言葉を伝えることが重要です。以下のような文面で、急なリスケジュールについて謝罪を伝えられるといいですね。
- 件名：Re:Re:本日のお打ち合わせ日時延期のお願い
本文：●●会社 ●●様
いつもお世話になっております。●●株式会社の●●です。
この度は、私の体調不良によりご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありません。早急に体調を整え、プロジェクトを進めてまいりますので、もう少々お待ちいただけますと幸いです。
ご不便をおかけしてしまい、大変申し訳ありません。何卒よろしくお願いします。
（署名）
迅速に体調不良で休む旨を伝えよう
- 欠勤は電話が基本。慣習的に問題なければメールでも可能。
- 他のメールに埋もれないよう、件名はわかりやすくするのがポイント。
- 業務の引き継ぎが発生する場合は、詳細をきちんと記載する
体調不良による欠勤の有無は業務の引き継ぎや予定を延期する必要があるため、なるべく早く判断しましょう。前日の夜から体調が優れず休む可能性が少なからずある場合は、業務の整理をしておくと当日の朝すぐに連絡できます。
具合が悪い中連絡をするのは大変かもしれませんが、職場の同僚や上司にかける迷惑を最小限にするために、欠勤の連絡は迅速に行いましょう。
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