1. 仕事のミスはその後が肝心!誠意が伝わる謝罪文に必要な3つの要素

仕事のミスはその後が肝心!誠意が伝わる謝罪文に必要な3つの要素

by jiuguangw
 仕事でミスをしたときに、大切なのは謝罪の気持ちを表すことです。そこで有効な方法の一つが謝罪文です。しかし、謝罪文の書き方を皆さんは知っていますか?

 謝罪文に必要なのは、「1. 謝罪の文章」「2.  ミスの原因の説明」「3. 今後の対応策」の3つです。それぞれをどのように書けばいいのか、見てみましょう。

1. 謝罪の文章

 一番最初には、ミスに対する謝罪の文章を書くべきです。例えば、「このたび、○○の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありませんでした」「このたびは、当方の不手際により御社に多大なご迷惑をおかけしました事を、深くお詫び申し上げます」などです。ミスの内容や重大性、そして相手との関係性を考えて、冒頭の謝罪文を考える必要があります。

 最初に謝罪の気持ちを書かないと、何を書いても相手は「言い訳をしている」と受け取る可能性があります。まず最初に謝罪の文章を書く事で、誠意を伝えるのです。

2. ミスの原因の説明

 冒頭の謝罪の文に続いて、ミスが起きた原因などの事情説明を書きます。文例としては「私が○○を怠ったのが原因で、××といった事が起きてしまい、このような結果を引き起こしてしまいました。」「当方で原因を調査をしたところ、○○という事が発覚し、その結果遺憾ながら、××という事が生じてしまいました。」があります。
 
 ただ「私のミスです」というだけでは、不十分です。なぜミスが起こったのか、具体的な原因を記述しましょう。原因が分からなければ、相手が納得してくれることはありません。

3. 今後の対応策

 説明の文章の後には、ミスに対する対応策を書きます。文例としては「今後このようなミスが起きませんよう、△△を導入し、予防に努めたいと考えている所存であります。」「今後当社ではこのようなミスの発生を防ぐため△△に取り組みたいと考え、一層努めていきたい所存です」などです。謝罪文のなかでも非常に重要な部分です。

 対応策次第で、謝罪相手はこの先もともに仕事を続けるかどうかを決定することもあるので、慎重に書かなければいけません。


 以上が謝罪文に必要な要素です。また、謝罪文の最後に「今後も変わらぬご指導をよろしくお願いします。」のようなむすびの文を書く事も忘れないでください。

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