1. 仕事のミスを取り戻す、誠意が伝わる謝罪メールの書き方と例文8選

仕事のミスを取り戻す、誠意が伝わる謝罪メールの書き方と例文8選


  仕事をしている中で、ミスをしてしまうことは誰にでもあること。大切なのはその後どのように対応するかであり、ミスの対処の仕方で周囲からの評価が決まると言っても過言ではない。特に、ミスをして迷惑をかけた人にきちんと謝罪することは必須である。そこで今回は、ビジネスにおいてミスをした際の謝罪メールの書き方や例文を紹介したい。

ビジネスにおける謝罪の基本

直接お詫びできない場合は電話やメールで謝罪

  ミスをしてしまった際や謝らなければいけない場面に遭遇した時、もっとも理想的な謝罪の方法は直接謝ることだ。顔と顔を合わせることで、こちらの表情が相手に見え、誠意を伝えることができる。

  しかし互いに忙しいスケジュールの中、直接謝罪する機会を作るのは容易ではない。そんな時は電話で謝罪の気持ちを伝え、その後メールで再度謝るのが良いだろう。電話やメールの場合は直接表情が見えないため、対面での場合以上に表現や文面を工夫する必要がある。こちらの誠意がきちんと伝わるよう、誤解のない文章表現に注意したい。

メールで謝罪文を送る際に抑えておきたいポイント

謝罪メールはスピードと誠意を持った対応が大切

  謝罪のメールは、こちらの不備をきちんと認め、お詫びの気持ちを相手に伝える必要がある。自らのミスに対して誠意を持って対応することで、今後も良い付き合いが維持できるはずだ。なにか仕事上のミスや問題が発生した際は、迅速に確認し、非を認め、謝罪した上で対応策を説明しよう。

  トラブルがあって謝罪メールを送る場合は、相手側も困っていたり、感情的になっていることがある。謝罪メールのポイントを抑え、こちらの誠意が伝わるよう普段以上に気をつけていきたい。

「件名」について

  謝罪メールを送る際、まず考えたいのが件名である。たくさんあるビジネスメールの中で、相手がお詫びメールだとすぐにわかるようにしたい。簡潔に、かつ失礼のない件名にするためのポイントをお伝えする。

謝罪メールの「件名」ポイント6つ

  • 具体的な問題の内容や名称を入れる。
    例:◯◯イベントについてのお詫び
  • 起こった日付などの情報を入れる。
    例:◯月◯日◯◯のお詫び
  • 送り手(自分)の意図を伝える。
    例:◯◯のお詫び・日程変更のご相談
  • 緊急性や重要度を伝える。
    例:【重要】◯◯トラブルについてのお詫び
  • なるべく20文字以内の内容に納める。
    例:◯◯イベントについてのお詫び
  • 社名や名前を入れてわかりやすくする。
    例:◯◯のお詫び(株式会社◯◯)

事例別の謝罪メール例文(見本・書き方)

社外向けの謝罪メール見本

  仕事をしていく上で1番謝罪メールを送る機会が多いのは、社外の人向けだろう。取引先やビジネスの関係にあるため、1つのミスが重大であり、今後の会社間の関係に影響を与えてしまう。

  相手が自社のお客様の場合やクライアントの場合など、様々な場面が想定されるが、その場・状況に合った謝罪メールを送る必要がある。特にメールは情報がデータとして相手のパソコンに残ってしまうため、情報の正確さには十分に注意したい。

#1:不手際(トラブル)

【件名】
◯◯のトラブルに関するお詫び

【本文】
株式会社◯◯
◯◯部  ◯◯課 ◯◯様 
 
平素は、お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯と申します。 

◯月◯日から◯月◯日にかけて、◯◯が正常にご覧いただけない状況が発生し、皆様には多大なるご迷惑、ご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

原因を調査いたしましたところ弊社の◯◯に障害があり、不具合が発生したことが判明いたしました。
既に◯月◯日には不具合の解消を完了させ、正常に稼働しておりますので、ご安心ください。

同様のトラブルの発生を防ぐため再発防止策を実施し、安定したサービスをご提供させていただくよう取り組んで参りますので、ご理解・ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

#2:返金

【件名】
誤請求のお詫びとご返金について

【本文】
株式会社◯◯
◯◯部  ◯◯課 ◯◯様 
 
平素は、お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯と申します。 

早速ながら◯月◯日付請求書のご請求金額が誤りでありましたことが、弊社の調査で判明いたしました。 
 
つきましては、添付いたしましたご請求書の金額との差額を貴社へ返金をさせていたします。
なお、恐れ入りますが、この度の請求分の領収書をご返送いただけますでしょうか。

この度は、他愛なるご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。
今後、このようなことのないよう管理を徹底してまいりますので、何卒、ご容赦賜りますようお願い申し上げます。 

取り急ぎ、ご請求のお詫びと返金のご連絡まで申し上げます。

#3:クレーム

【件名】
○○について

【本文】
○○様

株式会社〇〇の〇〇と申します。
この度は弊社商品「○○」をお買い上げいただき、誠にありがとうございました。

「○○」がうまく作動しないとのこと、承りました。大変ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。

どのような状態か、詳細なお話を伺いたく、また改めてこちらからお電話をさせていただきます。

お忙しい中、ご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、お詫びとご連絡を申し上げます。

#4:取引先(クライアント)

【件名】
◯◯遅れのお詫び

【本文】
株式会社◯◯

◯◯部  ◯◯課 ◯◯様

平素より、大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

先日は◯◯の商品発送が遅れまして、誠に申し訳ございませんでした。

早速ですが、◯月◯日にご注文いただきました商品「◯◯」を、本日発送させていただきました。

納品の遅延により貴社に大変なご迷惑をかけてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。

現在原因の特定を急いでおり、今後このようなことがないよう、十分留意してまいります所存ですので、何卒、ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

#5:事故・障害

【件名】
◯◯事故のお詫び

【本文】
株式会社◯◯
◯◯部  ◯◯課  ◯◯様

平素より、大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

この度は、弊社○○で発生した◯◯では、皆様に多大なご迷惑とご心配をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。

調査しましたところ、今回の事故は◯◯が原因であり、深く反省いたしております。

つきましては、二度とこのようなことのないよう体制を強化してまいりますので、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。 
 
なお、このことでお気付きがありましたらお申しつけください。
取り急ぎ、こちらにてお詫び申し上げます。

#6:お客様(カスタマー)

【件名】
商品不良のお詫び

【本文】
◯◯様

いつも弊社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。

この度は、お買い上げの◯◯に不良個所がありましたことを、心よりお詫び申し上げます。大変申し訳ありませんでした。

早速、新品と交換させていただきますので、○○様宛に交換商品を発送いたしました。
下記「新品との交換について」をお読みになり、大変お手数をおかけしますが、お買い上げ商品の返送をお願いいたします。

以上、不良品にてご迷惑をお掛けした上に、重ねてお手数をお掛けいたしますが、何卒お願いいたします。

また、商品の製造・管理にはなお一層万全を期してまいりますので、今後とも弊社製品へのご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。

社内向けの謝罪メール見本

  謝罪メールは社外の人だけでなく、当然社内の人に向けて送る機会もある。社内の人にお詫びをする際は、社外の人とは違い自分個人に非がある場合が多い。そのため直接口頭で伝えるのが適切だが、メールでもちんとした形でお詫びを伝えよう。ミスをした後やトラブルを起こしてしまった際は、迅速に対応することが大切である。

#7:上司

【件名】
◯◯の報告とお詫び

【本文】
◯◯さん

取り急ぎ報告申し上げます。
先月の◯◯の請求に関しまして、大変申し訳ありませんが、額面を誤って記載しておりました。

ご指摘がありすぐに確認したところ、計算ミスを確認しましたので修正いたしました。

今回、ご迷惑をおかけしたことを大変深く反省し、二度とこのようなミスを起こさないよう努力いたします。

まずは、メールにてお詫びいたします。

#8:飲み会欠席

【件名】
本日の飲み会欠席のお詫び

【本文】
◯◯さん

本日の飲み会、とても楽しみにしていたのですが、急な予定が入り、参加できなくなってしまいました。
当日キャンセルで幹事担当の◯◯さんにはご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございません。

次回は、私が幹事をしてお声をかけさせていただきますので、その際は何卒宜しくお願いいたします。

取り急ぎ、欠席のご連絡とお詫びを申し上げます。

まとめ

  謝罪メールは責任を感じ、先方の反応も気になるため、送るときは悩んでしまうこともあるだろう。しかし自身の非を認め、対応策や正確な情報を伝え、きちんと謝ることでミスを広げずに済むはずだ。

  もちろん対面でお詫びをするのが理想的ではあるが、メールでも謝罪の気持ちを伝えることは可能である。誰でも送らなければならない機会のある謝罪メール。迅速に、かつ誠意を持ったメールを心がけることで、円滑なビジネスライフを送ることができるだろう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する