1. 失礼のないメールを送れていますか?進捗状況を確認する際のメールの基本

失礼のないメールを送れていますか?進捗状況を確認する際のメールの基本

by Osamu Iwasaki
 ビジネスシーンにおいて、メールを使用してやり取りをするという機会は多くあります。クライアントに対して相手の進捗状況について確認をすることもあるでしょう。ここでは、進捗状況を確認する際のメールの基本について述べていきます。

文例

 いざメールを送ろうと思っても、今まで送った事のない文章では戸惑ってしまいますよね。ここでは、フォーマットを紹介します。

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件名
【{自社の会社名}】作業の進み具合はいかがでしょうか。

本文
{宛先の会社名}{宛先の部署名}{宛先の役職名}{宛先の氏名} 様

いつもお世話になっております。
{自分の会社名}の{自分の氏名}です。

○月○日が納期の{タスク名}の進み具合はいかがでしょうか?
現状の進捗状況をご教示いただけましたら幸いです。

もし作業にあたり、何かご不明な点などございましたら、
いつでもお気軽にご連絡いただけたらと存じます。

何卒宜しくお願い申し上げます。
{自分の署名}

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直接会って話をしたい場合

 会って詳しく聞きたい場合は、以下のようにメールをしてみましょう。

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さて先日お話をいただいた制作の件ですが、その後いかがでしょうか。

私にとって大変興味深いお話であり、是非制作の方に携わらせていただければと楽 しみにお待ちしております。

お忙しい所大変恐縮ではございますが、できましたら、もう一度お会いして、その 後の状況などお伺いさせていただきたいと思っております。

つきましてはご都合のよろしいお日にち、お時間等お教え頂ければ幸いです。よろしくお願いいたします。

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 確認メールでは、何を知りたいのかを明確にし、積極的に聞きたい内容を書くようにしましょう。

返信が来ない場合の催促メール

 相手に進捗状況の確認のメールを送ったにもかかわらず、返信が来ない場合もあるでしょう。そんな時は以下のような催促メールを送りましょう。

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○○の件の進捗状況を確認したい諭旨のメールを、4月20日(木)にメールで送らせていただきましたが、届いておりますでしょうか? 

ご確認いただければ幸いです。もし、届いてないようでしたら再送いたします。

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 このような言い方をすれば、再度メールを送っても、しつこいとは感じられませんし、相手もあまり責められているという印象にはなりませんね。「至急お送りください」というような表現は、一方的で相手の気分を害する恐れがあります。相手の状況を伺う言い方にすれば、やんわりと催促できます。


 進捗状況の確認メールを送る際は、上記のことを念頭に置きましょう。

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