1. 取引先に初めて送るビジネスメール、絶対に失敗しない基本的な文章構成

取引先に初めて送るビジネスメール、絶対に失敗しない基本的な文章構成

by Ian D
 昨今では、社会人として、ビジネスメールでのやり取りは必要不可欠なものですが、友人とのメールのやり取りとは違い、相手に失礼がないように送らなければなりません。特に社外に向けて初めてビジネスメールを送る際など、どのように書けばよいのか悩みますよね。ここでは、初めてビジネスメールを送る際の挨拶の仕方について具体的に紹介します。

最初に宛名を書く

 相手の社名と名前を最初に明記するのが基本です。所属や役職も分かる範囲で書き、「○○株式会社 御中」と添えましょう。相手の個人名が分からない場合は、社名または部署名に敬称の「御中」を付けるようにしましょう。

 個人名が特定できる場合は「名前+様」。「○○株式会社 ■■様」、「○○商事 営業部 ■■様」「御中」と「様」を併用することは宛名を二重に付けることになるので、メールでは絶対にしないように注意しましょう。

挨拶文を書く

 ビジネスメールの形式では、簡単な挨拶文を入れる決まりがあります。初めてメールを送る場合は、「突然、メールをお送りして失礼いたします」「初めてメール(ご連絡)させていただきます」などという挨拶が自然です。

 、挨拶文を書いたら、まず自分がどういう者であるのかを名乗ります。初めてメールを送信する相手には、社名、所属部署、担当している仕事内容など、簡単に自分についての情報を伝え、素姓を明らかにすることが大切。その上で、メールの用件を端的に書き出します。「○○会社の△△と申します。■■の件でメールを致しました」という具合で書くようにしましょう。

本文を書き、結びにつなげる

 本文では前文で書いた用件の内容を、より具体的に書きましょう。ビジネスメールでは、日時や場所持ち物などを、箇条書きにするほうがかえってわかりやすくなります。

 そして、メールの最後(挨拶の結びの言葉)には「よろしくお願いします」「取り急ぎご連絡まで」のような、定番のフレーうを決まり文句として使うようにしましょう。


 ここでは、初めての相手に送るビジネスメールの挨拶の仕方について紹介しました。しっかりとした構成を押さえることで、初めての相手に対してもマナーを守ってメールを送ることができるでしょう。是非参考にしてみてください。

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