1. 絶対に失敗しない「初めて取引先に送るビジネスメールでの挨拶文」の書き方

絶対に失敗しない「初めて取引先に送るビジネスメールでの挨拶文」の書き方

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 新しい取引先など、初めての相手に挨拶メールを送るときはビジネスマナーをしっかり把握しておきたいところ。

 取引先の相手に失礼がないように、初めてビジネスメールを送るときの挨拶文の書き方について押さえておこう。

初めてのビジネスメールで注意するべきポイント

 取引先に送る挨拶メールの具体的な書き方について説明する前に、大前提として押さえておくべき3つのポイントをチェックしていこう。

取引先の都合を無視しない! 初めて挨拶メールを送る時の注意事項

  • 「内容」と「送信者」を件名に記す
  • メールの用件は「最初」に記す
  • 一目で見てわかりやすい文面にする

件名次第では挨拶メールを開封してもらえないことがある

 ビジネスパーソンの多くは、1日に何十通ものメールに目を通している。

 そんなビジネスパーソンたちは、メール開封するか否かを「件名」で判断する人が多い。

 送信者やメールの内容がわからない件名では、取引先が挨拶メールを見落としてしまう可能性があるのだ

 取引先に初めて送る挨拶メールを読んでもらうためにも、件名には「送信者とメールの内容」を記そう。

短時間でメールチェックできるシンプルな文面を心がける

 ぱっと見たときに「読みづらそう」と感じたビジネスメールに目を通すのは、取引先からのメールといえどもかなり億劫だ。

 ましてや初めて送られてきたメールなら、なおさらメールチェックの優先順位が下がってしまう。

 段落をつけて画面が文字だらけにならないようにしたり、伝えたい要点を箇条書きにしたり、メール文が読みやすくなる工夫してみてほしい。

 シンプルな文面を心がけて、取引先の相手にメールチェックの負担をかけないようにするのがビジネスマナーと心に留めておこう。

初めて送るビジネスメールの書き方①:「宛名」

 初めて取引先などにビジネスメールを送る際の注意点を押さえたところで、具体的なメールの書き方について紹介しよう。

 今回は「宛名」「挨拶文、自己紹介」「本文、結び」の順番で、初めて送るビジネスメールの書き方を紹介したい。

 まず、初めて送る挨拶メールの宛名には、相手の社名と名前を最初に明記するのが基本。

 メール相手の所属や役職についてはわかる範囲で書き、会社名は正式名称をしっかり調べておこう。「後株/前株」の確認をするのも最低限のビジネスマナーだ。

 メールを送る相手がわからない場合とわかっている場合、2パターンでの宛名の書き方を見てみよう。

【取引相手の個人名を特定していない場合】メール宛名の書き方

  • 社名または部署名に敬称の「御中」を付ける
  • 例:〇〇株式会社 御中/〇〇株式会社 人事部 御中

【取引相手の個人名を特定している場合】メール宛名の書き方

  • 「会社名+部署名+名前+様」を明記する
  • 「御中」「様」の併用は宛名を二重に付けることになるのでNG
  • 例:「○○株式会社 ■■様」「○○商事 営業部 ■■様」

 ビジネスメールを送る相手の名前を知っている場合とそうでない場合で、メールの宛名の書き方も変わってくるのでしっかりと注意しよう。

初めて送るビジネスメールの書き方②:「挨拶文/自己紹介」

 初めてビジネスメールを送る場合、簡単な挨拶文を入れる決まりがある。

 挨拶メールの書き出しとしては、「突然のご連絡失礼いたします」「初めてメール(ご連絡)させていただきます」などのフレーズが自然だ。

初めてのビジネスメールで使える!メールの書き出し例文

  • 突然のご連絡失礼いたします
  • 初めてメール(ご連絡)させていただきます
  • お世話になっております
  • はじめまして

ビジネスメールで自己紹介をするのは「挨拶文の後」

 自分がどういう者なのか、という自己紹介は紹介文の後にしよう。

 初めてビジネスメールを送信する相手には、「会社名、所属部署、担当している仕事内容」など、簡単に自分についての情報を伝えること。

 挨拶メールで何よりも大切なのは、自分の素姓を明らかにすることなのだ。

初めて送るメール相手に自己紹介をするときのマナー

  • 挨拶文の後、メール相手に自己紹介する
  • “メールの用件”は自己紹介後に端的に書き出す
  • 例:はじめまして、○○会社 総務部の△△と申します。■■の件でメールをいたしました

初めて送るビジネスメールの書き方③:「本文/結び」

 メール本文では最初に書いた用件の内容を、より具体的に記そう。

 本文を書く際は、メールを書くときの注意点にならって「一目でメール文を理解できる」ものを心がけることを忘れないでほしい。

 ビジネスメールに不慣れな場合、箇条書きにできるポイントを考えながらメール文を書くのがおすすめだ。

 メールの最後(挨拶メールの結び)には「何卒宜しくお願いいたします」などの定番フレーズを決まり文句として使おう。

初めてのビジネスメールで使える「挨拶メールの例文」

紹介された新規の取引先に送る挨拶メールの例文

初めて取引先に送る挨拶メール例文・文例

  • 〇〇株式会社 総務部 御中

    初めてご連絡させていただきます、〇〇会社 ××部の△△と申します。

    □□株式会社 〇〇様からのご紹介で、今回ご連絡いたしました。

    弊社は、〜〜のようなツールを提供しております。
    貴社の〇〇事業できっとお役立ちするかと思います。

    もし「〇〇(自社サービス名)」にご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ貴社へ伺わせていただきたいと考えております。

    大変お手数ではございますが、下記までご連絡いただけますと幸いです。

    何卒宜しくお願いいたします。

    ---------------------------------------
    株式会社〇〇
    TEL:123-4567-8910
    メール:abcde@xxx.co.jp
    担当:××

前任から取引先を引き継いだ場合の挨拶メールの例文

引き継いだ取引先へ初めて送る挨拶メール例文・文例

  • ○○商事 営業部 ■■様

    平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
    〇〇会社 ××部にて営業を担当しております△△と申します。

    この度、◯月◯日をもちまして、前任の××に代わり貴社の担当として新しく着任いたしましたため、ご挨拶の連絡をさせていただきました。

    ◯◯の仕事は未経験のため、至らないこともあるかと存じますが
    一日も早くお役に立てるよう努めます。

    前任者同様にご指導賜りますよう、宜しくお願い申し上げます。

    できるだけご迷惑をおかけしないよう、しばらくは弊社(担当者)がフォローに入りますのでご了承くださいませ。

    後日、改めてご挨拶にお伺いしたく存じますが、取り急ぎメールにてご連絡差し上げます。

    今後ともどうぞ宜しくお願いいたします。

    ---------------------------------------
    株式会社〇〇
    TEL:123-4567-8910
    メール:abcde@xxx.co.jp
    担当:××


 初めての相手にビジネスメールを送るとき、どんな挨拶の仕方をすればいいのかわからず戸惑ってしまうかもしれない。

 しかし、初めての相手に送るビジネスメールの挨拶文マナーや書き方について押さえていれば、礼儀正しいメールを送ることができるはずだ。

 本記事を参考に、取引先に良い心象をもたれるビジネスメールを送ってほしい。

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