1. 社内での日程調整メールは読んでもらい、返信をすぐに返してもらうような工夫をすることが大事

社内での日程調整メールは読んでもらい、返信をすぐに返してもらうような工夫をすることが大事

by Matt's Life

 社内でミーティングや会議をする時、日程調整をするためにメールを送ると思いますが、なかなか返事が返ってこないため、困った人も多いのではないでしょうか。社内のメールはどうしても優先順位が低くなってしまい、見落としたり忘れてしまうことが多いようです。ここでは、社内の日程調整用のメールで気をつけるべきことを紹介します。

返信が必要である事をアピールする

 返信を返さないのは、タイトルの時点で、社内からのメールだと判断し、返信が必要だと思わないからかもしれません。まず、返信が必要である事が一目で分かるように件名に「要返信」や「要確認」と入れるように工夫しましょう。返信すべきメールだと意識させる事ができ、結果として返信率もアップします。

用件を手短に伝えるようにする

 社内メールでは、礼儀よりも、迅速なコミュニケーションが重要とされることが多いです。簡潔なメール構成を心がけ、メールを読む時間を取らせないようにしましょう。伝えたい事だけ(社内会議名、日時、場所、返信期限など)を簡潔に記載しメールします。

返信期限や返信メンバーに工夫を

 返信をしてもらうには、すぐにメールを返そうと思って思ってもらう必要があります。返信期限を短めに設定することで、早く返信を出そうという気持ちを喚起し、返信メンバーを特定の人にするのではなく、メッセージを受け取った人全員にすることで、漏れ無くメンバーの返信をも来、日程調整に入ることができるでしょう。



 なるべく負担を少なくし、すぐに返信を貰うような工夫をすることが社内の日程調整メールでは重要なようです。素早く日程調整が行えるようにするためにもメールでひと工夫してみてはいかがでしょうか。

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