1. お願いする時はここを押さえろ!「お願い」のビジネス文書を書くときのポイント

お願いする時はここを押さえろ!「お願い」のビジネス文書を書くときのポイント

by A Guy Taking Pictures
 ビジネスシーンでは、取引先や社外関係者に「お願い」を目的とした文書を送ることもあります。挨拶文や報告文などよりも、「お願い」を伝える文書は作成の機会が少ないですし、表現にはより気を使うものです。そのため、「どのように書いたらいいかわからない」と悩むケースも少なくないでしょう。

 ここでは、「お願い」を目的としたビジネス文書を作成するときのポイントと、実際の作成例を紹介します。

スタイルを守り完結で明瞭な説明をする

 前文・主文・末文とも、通常のビジネス文書のスタイルを遵守して作成するのが基本です。特に「お願い」を目的とする場合は、できるだけへりくだった態度を書面で表現しなければなりません。少しでも「身勝手」や「傲慢」といった印象を与えてしまうと、相手は不快に感じ、そのお願い自体を受け入れてもられなくなってしまう恐れもあります。

 ポイントは、「お願い」するに至った事情や理由を簡潔かつ丁寧に説明することです。「簡潔」と「ていねい」は、一見矛盾するように感じられるかもしれません。しかし、要点をきちんと押さえ、必要な内容をしっかり盛り込むことでその両立は十分に可能になります。 

 また、へりくだった態度を表現するといっても、それが過剰になっても相手は不快に感じます。特に気をつけなければいけないのが、末文です。末文で「お願い」をくどく繰り返したり、過剰な謙遜を示すことは好ましくありません。通常のビジネス文書の常識的な表現の範囲内で、すっきりまとめるように心がけてください。

「お願い」のビジネス文書作成例

 ビジネス文書でお願いの内容を贈るときの、文書作成例を1つ紹介しておきます。ここでは「諸物価高騰のために、取引している商品の価格を上げざるを得なくなった」というケースで、例示します。

 拝啓貴社におかれましては、時下、ますますご清栄の御事とお慶び申し上げます。また、平素より弊社に格別のご高配を賜りまして、誠にありがとうございます。

 さて、ご案内のとおり、昨今は原油の高騰を始め、諸物価が急騰いたしております。弊社の製品に関しましても、その原材料その他ことごとく価格が上がってきております。弊社と致しましても、これまで諸経費削減など企業努力を重ねてまいりました。しかし、それにも限界があり、これ以上物価高騰に抗しきれない状況に至りました。

 つきましては、A商品の価格を下記の通り改定させていただきたいと存じます。 誠に勝手な改定ではございますが、諸事情をご勘案の上、何卒ご了承下さいますようお願い申し上げます。

 書面にて失礼ながら、まずはご報告並びにお願いまで。敬具

 最後に注意点ですが、事情説明をする際は決して「言い訳」のような印象を与えないよう、「事実説明に徹する」という意識を持つようにして下さい。

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