1. 丁寧さで誠意が伝わる! 請求書の送付状の書き方のポイント

丁寧さで誠意が伝わる! 請求書の送付状の書き方のポイント

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 営業において欠かせない「請求書」のやりとり。取引先に請求書を送る際は、送付状を同封する必要がある。

 ビジネスマナーに従って、抜け漏れのない送付状を添付するのはビジネスマンとして当然のことだ。

 そこで今回は請求書に添える送付状のマナーと、気を付けるべき注意点を紹介しよう。

請求書に添える送付状に書くべき内容とは?

 振込額、振込先の銀行口座、口座名義、振込期日などの「請求に必要な情報」は、請求書に書いてあるのが通常である。

 請求書とは別に作成する送付状には、以下の4点を記載しよう。

請求書に添える送付状に書くべき4つのポイント

  • 請求書の内容(何の件に関する支払いであるか)
  • 請求書の内容確認を依頼する旨
  • 入金を依頼する旨
  • 請求書に関する問合せ先

請求書に添える送付状の書き方とは?

 先に紹介した4つのポイントを踏まえ、請求書に添える送付状には次のように記載するとよいだろう。

請求書に添える送付状の例文

  • ABC株式会社
    企画部 田中さま
                            20☓☓年○月□日

                      〒123-4567東京都千代田区●●
                             XYZ株式会社山田
                           第一営業部 山田太郎
                           TEL:123-456-789
                           FAX:123-456-999
                        E-mail:yamada@xyz.co.jp

               請求書のご送付

    拝啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
    平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

    先日ご連絡した商品Aに関する請求書を同封いたしました。
    内容をご確認の上、期日までにご対応いただけますよう、よろしくお願いいたします。

    ご不明な点・お気づきの点等ありましたら、山田までご連絡くださいませ。
    何卒よろしくお願いいたします。
                                  敬具

                 記

               請求書1枚
                                  以上

敬語のミスに注意! 請求書に添える送付状の敬語マナー

 請求書に添える送付状を書くときにありがちなのが、敬語のミスだ。

 送付状は他の文書と同様に、ビジネスマナーに沿った文章を書くのが好ましい。

 敬語を書くときの主な4つの注意点を参考に、送付状を書いてみよう。

請求書に添える送付状を書くときに注意したい「基本的な敬語マナー」

  • お客様へのお願いは尊敬語。自社側のことは謙譲語で書く
  • 「~されておられました」などの二重敬語を使わない
  • 「うかがわさせていただきます」などの“さ”入れ言葉を使わない
  • 「見れる」などの“ら”抜き言葉を使わない


 請求書の送付状のみならず、送付状を書くときには相手を不快にさせる表現を使わないことが大切だ。

 また、送付状には「封筒に入っている書類は何の書類なのか」を示す役割がある。送付状を見ただけで、封筒には何の書類が入っているのかがわかるような書き方を心がけよう。

 請求書を送る機会のあるビジネスパーソンたちは、ぜひ本記事を参考にして丁寧な送付状を作成してほしい。

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