1. 【役割分担表ってどう作成するの?】テンプレートがない場合の使い方まで徹底解説!

【役割分担表ってどう作成するの?】テンプレートがない場合の使い方まで徹底解説!

by Levi Allen
 複数の人間で一つの仕事を担当する場合、業務効率の改善に役立つのが役割分担表です。役割分担表を利用してメンバーそれぞれに役割を分担することで、業務効率は改善されより質の高い仕事を短時間で完成させることができるでしょう。

 役割分担表を作成するためには、どうすればいいのでしょうか。今回は、仕事の役割分担表を作成する際のテンプレートについて解説します。

役割分担表のテンプレート

 役割分担表を作成するためには、テンプレートを利用するのが一番簡単な方法です。テンプレートを利用すれば、複雑な作業がいらず簡単に仕事の役割分担表を作成する事ができます。

 インターネットを利用して「役割分担表 テンプレート」と検索すれば、無料でテンプレートをダウンロードできるサイトが見つかるので、自分で好きなテンプレートを選んで使用してください。

自分で役割分担表を作成する

 希望に合ったテンプレートが見つからない、どうしても自分好みの役割分担表が使いたい、という方は役割分担表を自作しましょう。役割分担表の作成手順は以下の通りです。

1. すべての仕事をリストアップする
2. 必要な部門を挙げる
3. 役割を適切な業務サイズに設定する
4. 分割した役割を部門に割り振る
5. 担当者を決定する

 この手順を基本として押さえておけば、プロジェクトごとに適切な役割分担表を作成することができるでしょう。

 すべての仕事をリストアップする作業では、対象に関わらず業務に必要な全ての作業をリストアップすることが重要です。誰でもできるような簡単な作業であっても、役割分担を考える上では一つの作業として考えられます。スイッチを入れる、カギを閉める、機材を片付けるといった雑用とひとまとめにされがちな作業であっても、忘れずにリストアップしてください。

 もし、すべての作業がリストアップされない場合、誰の責任なのか不明確な業務が発生してしまいます。役割分担とは仕事のすべてを分担することなのですから、余すところなく作業をチェックしてリストアップしてください。

 役割分担表作成のコツは、分担する役割の大きさを適切な業務サイズに設定することです。一人に過大な負担がかかるようでは、役割分担表が正常に機能しているとは言えませんし、業務効率の改善も実現できません。個人が担えるのに、丁度良い作業量を設定してください。

役割分担表を利用して役割を分担する

 役割分担表を利用して役割を分担するためには、メンバーの希望と管理者の都合を調整しなければなりません。管理者が最適な役割分担だと考えていても、メンバー自身が拒否するようであれば、必ずしも効率が改善されない可能性があるのです。

 メンバー全員の希望を叶えることは難しいかもしれませんが、なるべくモチベーションを保ちながら働いてもらうためには、メンバーの希望と管理者の都合をすり合わせて最善の分担を実現する必要があります。


 役割分担表を用いることで業務の担当と責任範囲が明確になり、仕事がスムーズに進みます。メンバーの仕事に対する責任感を促すことにもなるので、役割分担表を有効に活用してください。

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