1. ポイントは「午前」と「午後」の使い分け!仕事が早いビジネスマンに共通するスケジューリングのコツ

ポイントは「午前」と「午後」の使い分け!仕事が早いビジネスマンに共通するスケジューリングのコツ

by William Christiansen
 仕事が早いビジネスマンは、どのようなスケジューリングをしているのか気になるでしょう。それには共通点があり、午前と午後の仕事を分けることが挙げられます。ここでは、仕事が早いビジネスマンに共通するスケジューリングのコツを詳しく見ていきたいと思います。

1. スケジュールをタスク化する

 仕事には必ず期日あります。そこで、期日をスケジュールでタスク化することで一目で、いつまでに仕事をしなければならないということが分かります。次から次に舞い込んでくる仕事を早く処理するコツとして、スケジュール管理がポイントとなるでしょう。例えば、依頼された仕事に対して期日を設定された場合、全体のスケジュールを管理しておくことで、設定された期日で大丈夫なのか、もしくは厳しいのか判断できます。

 依頼された時点で期日設定は変更可能ですので、優先順位を確認した上で期日設定することで余裕を持って仕事を進めることができ、期日前に終わらせれば仕事が早いという印象を植え付ける効果もあるでしょう。

 仕事が早い人は、スケジュールの期日設定の優先順位をコントロールできる人が多く、スケジュールの優先順位、期日を都度確認することで、仕事を効率的に進めることにつなげているのです。スケジュール管理は、メモ記載でもGoogleカレンダーを利用しても構いませんので、まずはコツを覚えるようにしましょう。

2. 午前中に面倒な仕事や考える仕事を行う

 午前中は頭が冴えていて集中力が高い状態ですので、仕事が早い人は午前中にアポイントや来客を入れず、面倒なことや考える仕事を中心に予定を立てている人が多いです。一日の仕事の8割が午前中に集約されているといわれるように、午前中の時間の使い方は非常に大切になります。

 午前中に集中して仕事を進めることで、お昼の段階で仕事の進捗状況を把握でき、午後からの仕事の確認、明日以降のスケジュール確認もできるでしょう。思うように仕事が進んでいない場合は、早い段階でスケジュール変更の依頼ができるので、トラブル回避にも繋がります。仕事が早い人は、午前中に面倒な仕事を進んでやるというコツを掴んでいるということです。

3. 午後は、アポイント、来客などを仕事を行う

 午後は昼食を食べたことが影響し、集中力が散漫になったり、眠くなったりしますので、集中力が低い状態で仕事をやっても非効率的です。そこで、アポイントを入れたり、来客の予定を入れたり、外出予定を入れたりと行動中心の仕事を入れることで、時間を有効に使うことができるでしょう。

 アポイントや来客は、頭を使ったり作業をする訳ではないので、仕事の依頼やお願いをすることでスケジュールをコントロールすることができます。集中力が低下している状態で、仕事をやっても時間だけが過ぎていくだけですので、仕事が早い人は午後の仕事を明日への準備と捉えている人が多くいます。


 以上、仕事が早いビジネスマンに共通するスケジューリングのコツを紹介しました。ただ淡々と仕事をこなしているだけでは、自分の成長にも繋がらず、評価もされません。まずはここで紹介したことを参考に、仕事前の時間を使ってスケジュールをたてるようにしましょう。

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