1. 【前日の準備がカギ!】仕事の効率化を図るために知っておきたいテクニック

【前日の準備がカギ!】仕事の効率化を図るために知っておきたいテクニック

by pjan vandaele
 「仕事」の効率化を図るには、前日にたてる予定にかかっていると言っても過言ではありません。前日の帰宅前に会社で、翌日の予定がどこまで段取りできているのかで、次の日の仕事の効率が変わってきます。

 「効率化」を図りたいのであれば、段取りがすべて。このスキルが「テクニック」になるのです。ではどんなことに意識して段取りを行えば良いのでしょうか?

スケジュールに余裕を持たせることが重要

 前日に、翌日「仕事」の計画をたてる際には、タイムスケジュールに余裕を持たせることが重要です。なぜなら、この段階で自分中心のスケジュールを組んでしまうと、営業職の場合、急な来客もあれば、緊急性の高い対応が入る可能性もあるため、前日に計画したスケジュールが大幅に変更せざるを得なくなるからです。

 これでは、「効率化」に逆向してしまうため、この計画はNGとなります。したがって、ある程度の読みをして、含みのあるスケジュールにしておく必要があります。スケジュールに余裕を持たせることで、時間があけばどんどん前倒しで仕事をこなすこともできるので、「仕事」の効率化にも結びつくでしょう。

 また、スケジュール自体は、どんどん柔軟に組み替えるのも重要なこと。1日のスケジュールの中で、突然な変更も余儀なくされるものですが、それも事前に想定したスケジュールであれば、難なくこなせるでしょう。

タイムスケジュールは柔軟に変更できるようにしておく

 忙しい日常の中で、「効率化」を目指すならば、できる限り午前中の早い期間帯は仕事の効率がいい時間とされているので、書類を作成したりする内部業務することで、能率もよく仕事が捗りやすい傾向にあります。

 「テクニック」として、その中でも常に、その仕事が優先度が高いのか否かを把握しながら、仕事を進めることが大切で、事前にスケジュールしたものは、その時点の変化に機敏に対応して変更しなければなりません。当日になって、急な仕事が入る場合と、反対に仕事がキャンセルや延期などの理由で減る場合がありますが、その時は後に控えてる仕事を前倒しすれば、これは「効率化」に繋がる「テクニック」になります。

 いずれにしても、基本でありますが、前日に翌日の仕事量をイメージさせて、じっくりと考えてスケジュール化しておくことが、明日に繋がる重要なポイントと言えます。


 以上、翌日の仕事の段取りを行う際に意識しておくべきことを紹介してきました。一杯一杯の余裕がない状態で仕事をこなすことにならないよう、前日にきちんとスケジューリングしておくことをおすすめします。

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