1. 時間短縮!仕事における会議を効率化する3つの方法

時間短縮!仕事における会議を効率化する3つの方法


 組織で仕事をする上で、「会議」はどのような職場でも必要な業務です。ただ、会議を開催することそのものが目的となっていたり、ただ時間ばかりが過ぎてしまう意味の無い会議を行っているのでは意味がありません。ここでは、仕事を進める上で不可欠な会議の効率化をすすめるためには、どのよなことを心がければよいかについて述べて行きます。

会議の「目的」を明確にする

 まず大切なのは、会議の目的が「決定」であるのか「ブレスト(ブレインストーミング)」なのか「報告」なのかをまず明確にすることです。そうすることによって、参加者がどのような意識で会議に臨めばいいのかを事前に考えることができるため、効率化を図ることができます。

 逆にあなたが会議に招かれるメンバーで、もしその会議の目的が明確でない場合は、主催者に事前に確認してから会議に臨むようにしましょう。

目的を達成するために必要なリソースを準備する

 目的を明確にしたら、それを達成するために必要なリソースを検討して準備をします。例えば、「メンバー」「開催場所」「所要時間」「情報(資料)」などです。

 会議の目的が「決定」ならば、相応の決裁権を持つ部長などに参加してもらう必要があります。「報告」であっても同様です。決裁された仕事を遂行した結果を報告するので、元々の決定権を持った上司に会議に参加してもらう必要があります。

 また、様々な意見を交換したい場合や社内を横断するような事柄、プロジェクト形式の場合は各部門から代表者を1名ずつ会議に参加してもらうという方法もあります。

 所要時間は参加者に求める発言数で時間を見積もったり、会議の進行をあらかじめシミュレートしておくなどして必要十分な時間を検討し、参加メンバーに必要時間を確保してもらいましょう。

「役割」を明確にして会議の効率化を図る

 実際に会議が始まったら、会議の冒頭に必ず「目的」と各自の「役割」を明確にすることが効率化には欠かせません。皆が自由に発言できる会議は一見オープンで生産性の高い会議と思われがちですが、話題が拡散したり目的からそれた時にきちんと軌道修正できる、ファシリテーターのような役割も必要な場合は用意しましょう。

 メンバー全員が時間を常に意識することは言うまでもありません。決められた時間内に目的を達成することは仕事上とても大事なことで、会議でも当然当てはまります。

 上記のように合意形成に必要十分な人数や時間をしっかり検討して開催される会議であれば、仕事の効率化がもっと図れるはずです。「その会議は、何のためにやるのか。」ということを常に念頭におき、開催する必要性から問うように日頃から会議に臨むようにしましょう。

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