1. 仕事のスケジュールをエクセルで効率よく管理する方法

仕事のスケジュールをエクセルで効率よく管理する方法

by Luuk Nugteren
 社会人になって仕事を始めてわかる事は、仕事量が多く、1日24時間あっても足らないということではないでしょうか。初めての仕事では、内容を覚えることに夢中で覚えながらの業務になりますので、他の人の何倍も時間がかかるはずです。それを見込んで、仕事量を調節してくれるような優しい会社もあります。

 しかし、今はどこの会社もぎりぎりの人員で回していることが多いと思うので、最初の半年ほどは、仕事がきついと感じる人が多いはずです。仕事が段取りよくできない、効率的にこなせないというのは、自分の仕事のスケジュールがうまく建てられていない事が原因のひとつになっています。自分のスケジュールを目で見える形にしてエクセルで管理すると、仕事のスピードはおのずと速くなっていきます。

エクセルでスケジュール管理

 エクセルは数字を入力し、それを一瞬のうちに計算・管理できる便利なツールです。エクセルというと計算の機能がよく知られていますが、このエクセルを使って仕事のスケジュールを管理することができます。

 方法は、人それぞれ自分にあったものを少しずつ増改築を繰り返すことで、理想の表が出来上がります。そのため、最初から完璧な管理表を作ろうとしなくても大丈夫です。一旦管理を始めると、後からの追加事項がたくさん出てくるのです。それを、一つ一つ補っていけばいいのです。

 基本的な管理表の一例としては、縦軸に現在しなければならない予定の仕事を記入していきます。そして、横軸に日付と2時間ごとの時間を刻んでいきます。縦の仕事内容のAが、資料が出来上がった状態ならできた日付と対応する時間のセルに「資料済み」などと記入するのです。また、仕事の内容ごとにチェックボックスをつけて、全て仕事が完了した時にはチェックを入れるようにしたりするのも良いです。

エクセルでスケジュール管理するメリット

 自分がしなければならない仕事内容を、きっちりと把握することができるようになります。自分で把握できるだけでなく、上司が自分の部下のスケジュール表を自由に見ることができるようになると、その課や部署の業務進行速度が効率的に速くなる可能性もあります。

 このスケジュール表を作ることで、その部署のそれぞれの人がどんな仕事をしているのか、あの人はどれくらいの仕事を抱えているのかということが、上司や同僚の人も把握できるようになるからです。これにより、ある人にだけ業務の量が偏ってしまうということもなくすことができるかもしれません。

 きっちりとスケジュール管理することは、自分のためにも会社のためにもプラスになることなのです。エクセルを利用したスケジュール管理も良いかもしれません。

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