1. 仕事のスケジュール管理のために有効活用できるソフト「outlook」

仕事のスケジュール管理のために有効活用できるソフト「outlook」


 Windowsをお使いの方であれば、Microsoft Officeがインストールされている方が大多数ではないでしょうか。仕事上ExcelやWord形式でファイルを提出しなければならないので仕方なく、という理由で購入しているかたも多いのではと思います。

 Officeがインストールされていれば必ず入っているソフトが「Microsoft Outlook(マイクロソフトアウトルック)」というメール&スケジュールソフトです。無料ではありませんが、せっかくインストールされているのに使っていないのではもったいないです。そこで今回は、Outlookを用いたスケジュール管理についてご紹介していきます。

カレンダーを表示しよう

 まず、Outlookを起動してみましょう。初めての起動であれば、メールアカウントの設定画面に入るかもしれません。しかしメールは使用しないということであれば、アカウント設定は後回しにしても大丈夫です。

 ひとまず立ち上げると、左下部分に「メール」「予定表」(環境によっては「タスク」「メモ」など)という表示がありますので、「予定表」を選択しましょう。すると、1日のタイムスケジュールが表示されるはずです。この表示設定については上部の「ツール」タブをクリックすると「日」「稼働日」「週」「月」というアイコンが出てくるので、自分の使いやすいカレンダーを表示することが出来ます。

予定を書き込もう

 とりあえず「月」で表示させると、見慣れたカレンダーが表示されました。各日付の下には、紙のカレンダーであれば予定を書き込めるようなスペースが設定されています。この空白の部分をダブクリックしてみて下さい。すると別ウィンドウが表示され、予定を書き込むことが出来ます。この時に全ての欄を埋める必要はありません。

 例えば「件名」のところに「○○商事打ち合わせ」と入れてみてください。そして開始時刻の欄には「11:00」終了時間の欄には「12:00」、ここまで入力を終えたら、FDのアイコン「保存して閉じる」をクリックして終了です。先ほどの月間カレンダーに戻ってみてください。空白だった欄に時間と打ち合わせの表示がされています。あとは紙のカレンダーに書き込むように、予定をどんどん入れてみてください。

アラーム機能を使う

 先ほど入力した「○○打ち合わせ」を再度ダブルクリックするともう一度入力画面が表示されます。上部のアイコンの中に鈴の絵と「アラーム」という表示、その右隣には「15分」などの時間表示があることをご確認ください。

 これは、この予定があることをアラームで知らせてくれる機能です。ポップアップ表示のみで出すことも、設定したアラーム音を鳴らすことも可能です。現在の設定であれば打ち合わせの15分前、10:45にアラームウィンドウが表示されて予定を教えてもらえます。半日前、前日の設定にしておけば忘れていて慌てて資料を作成、なんてことも防げそうです。使ったことのない人も多いと思うので、この機会に是非お試しください。

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