1. もう慌てない!仕事に余裕を持たせるスケジュール管理術

もう慌てない!仕事に余裕を持たせるスケジュール管理術


 現代の忙しい毎日を過ごす人にとって時間をコントロールし、生活や仕事に余裕を持たせることは非常に難しいといえます。特に若い時は「あれもしたい」「これもしたい」と日々の生活や行動も思い付きで動いてしまいがちです。

 それは生活の大部分を占める仕事に関してもいえることで、余裕をもって行動することがどれだけ難しいことかを物語っています。特に営業で外回りをして、会社に帰ってから見積書や企画書を作成している営業マンはどうしても時間に余裕が持てません。ここでは、それをスケジュール管理していかに余裕ある時間の使い方に変えていくかを考えます。

なぜ時間に余裕がなくなるのか

 会社に勤めていても仕事内容によって、時間の使い方は違ってきます。事務や経理などデスクワークを主とする職種は時間に管理され、定められた時間の中で業務をコントロールすることもある程度可能です。

 しかし会社の外に出て顧客と打ち合わせをしたり新規の開拓をしたりする営業マンは、取引先の人に左右されることが多くなります。そのため、時間に余裕がなくなって運転中に携帯電話で通話をしてしまってキップを切られている営業マンを見かけることも少なくありません。

改善策はあるのか

 営業マンというものは顧客の意見を聞き入れ、柔軟に対応していかなければなりません。終業時間後や休みの日にトラブルが起こって呼び出されたら自由な時間を返上して仕事に戻らなければなりません。

 それくらい柔軟にフットワークよく動かなければ仕事が他の業者に逃げてしまう可能性もあるので特に営業マンは、時間をコントロールできずに自分以外の他者に振り回されてしまいがちです。ではそんな営業マンに時間やスケジュールをうまく管理して余裕ある仕事をすることが可能なのでしょうか。

不測の事態を予測してスケジュールを作る

 営業マンにとって予測できない事態は数多く起こります。顧客に納品した商品にトラブルがあったり等、クレームが来ればすぐに出かけていかなければなりません。そういった不測の事態を事前に予想してスケジュールを作れば、もしトラブルなく経過した案件が出た際に、トラブル後の処理をしなくて済むのでその時間に別の仕事ができるようになります。すると次の仕事の企画や見積では事前に十分に準備できる余裕が生まれるのでその後のトラブルも起きにくくなります。これまで思うように時間を管理できずにスケジュールがいっぱいいっぱいになっていたのは、トラブルや不測の事態が起こるということをスケジュールに入れていなかったためです。

 スケジュールがうまくいかず時間に余裕がない職種の代表である営業ですが、スケジュールの管理次第で十分時間に余裕のある仕事ができるようになります。ポイントは事前にトラブルや不測の事態を予想するということです。これを前提として予定を組むことで時間に余剰が生まれ、損失は少なくできるからです。

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