ゴールデンウィーク期間中の休暇情報を取引先にビジネスメールで伝える際のポイント

　ビジネスマンにとって、年末年始や夏の会社の長期休暇を、速やかに取引先に伝えることは大切な仕事です。ゴールデンウィークもその1つ。会社によってゴールデンウィーク期間中の休業日が異なるため、お互いに関係各社の情報を正確に把握しておかなければなりません。ここでは、休暇日程をビジネスメールで伝える際の注意ポイントと文面例を紹介します。

　冒頭にも触れたとおり、ゴールデンウィークの休暇日程は会社によってまちまち。「カレンダーどおり」というところもあれば、1週間以上の長期連続休業にするところもあるでしょう。それを把握しておかないと、実際のビジネスに支障が出てしまいます。ですから、その情報を取引先に伝えることは、単なるマナーではなく、必要なビジネス業務なのです。

　自社のゴールデンウィークの日程が決まったらできるだけ早く、先方に情報を伝えましょう。電話では言い間違え、聞き間違えが生じる危険性があります。また郵送で伝えるのは時間がかかってしまいますし、いささか大げさな印象を与えてしまいかねません。ですから、ビジネスメールを使うのが、迅速かつ正確な、もっとも有効な方法と言っていいでしょう。なお、「会社の休暇はあくまでも、『取らせていただくもの』」という認識で、丁重な文面にする必要があります。以下、文面例を紹介します。

株式会社○○××部（課）△△様

平素よりお世話になっております、○○社××部の△△です。本日は、弊社のゴールデンウィーク休暇をお知らせいたしたく、メールを送信させていただきました。まことに勝手ながら、下記の通り休暇を取らさせていただきます。なお、休暇中に何かお急ぎの用件がございましたら、下記の連絡先まで、御遠慮なく御一報ください。

記

ゴールデンウィーク休暇日程：～

休暇中の連絡先：（自分の携帯番号など）

会社名・部署名・氏名・電話番号・メールアドレス

　上記の文面例を少し補足しておきましょう。休暇の日程についてですが、長期の連続休暇であれば「4月29日（火）より5月6日（火）まで」と書けばOKです。ただし、たとえばカレンダーどおりというケースは、表にして示すとわかりやすいでしょう。「カレンダーどおりです」とだけ書くのは、いかにもずぼらな印象を与えてしまいます。

　また、休暇中の就業時間がイレギュラーになる場合も、その時間を明記する必要があります。そのためにも表にすると説明しやすくなりますし、先方も理解しやすいのです。

　ゴールデンウィークの休暇情報の伝達は大切な業務であることを肝に銘じて、できるだけ早くビジネスメールを送るようにしてください。取引先から「ゴールデンウィークのお休みはどうなっていますか？」と聞かれてから答えるのでは、遅すぎます。会社としても早めに日程を決定する必要があるでしょう。