1. 入社式の案内を新入社員に送るメールに記載すべき内容

入社式の案内を新入社員に送るメールに記載すべき内容

by bortescristian
 毎年4月を迎えるころには、各企業の人事部で入社式の準備を進められていることかと思います。入社式の主役となる新入社員向けへの案内も、人事の大事な仕事の一つでしょう。
 
 まだ学生気分の新入社員が初めて社会人になることを意識する日ですから、入社式は大事なイベントとなります。その入社式に新入社員が不安を持つことなく、参加できるような案内文を送ることが重要です。最近はメールで案内を出す企業も多いようですので、今回は案内メールに的を絞って要点を整理します。

件名と冒頭の挨拶は明確に記載する

 就職活動をしていた学生たちの多くは、入社する企業以外にもたくさんの企業の面接を受けてきています。企業からの連絡を受けるためのメールアドレスを用意していることでしょう。

 内定をもらって就職する会社を決めた時点でメールの量は減っていると思いますが、たくさんの企業からメールを受信しているためにメールを読み飛ばしたりする可能性もゼロではありません。ましてや就職活動の忙しさから解放されて、メールチェックを怠っている学生もいます。

 件名や冒頭の書き出しは、入社式の案内だということが分かるように明確に記載し、他のメールに紛れてしまわないように配慮をしてあげると良いでしょう。

前日と当日のスケジュールを記載する

「いつ、どこで入社式をやります、何時までに集合してください」ということ以外にも、当日の流れがある程度分かるようなスケジュールを記載しておきましょう。入社式自体は何時に終了して、その後イベントがあるのであればそのことを書いておきます。

 また、地方から来る新入社員は前泊しないと入社式に間に合わないということもあります。会社で宿泊施設を用意する場合もそうでない場合も、入社式の情報以外に宿泊に関する情報も与えなければなりません。宿泊施設の場所・チェックインの時間、翌日の入社式には個人で行くのか、それともまとまって行動するのかなどの説明がないと各自バラバラに行動してしまい収拾がつかなくなります。

 新入社員は初めてのことばかりで、不安を抱えながら入社式に出向きます。スケジュールがわかることで、どんなことが行われるのかある程度想像することができますので、大きな不安も軽減するでしょう。

 新入社員が当日になにかトラブルに巻き込まれたり、体調不良になってしまうということは少なからず起こると思います。そんな事態を避けるためにも、当日の緊急連絡先を記載しておくことは重要です。入社式は新入社員にとって大きな期待に満ちているものですが、その分不安もあります。少しでも不安を取り除けるようなケアをしてあげてください。

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