ゴールデンウィークの休暇を取引先に知らせるときのビジネス文書の書き方

　最近では接客業以外の業種でも正月休み以外は取らないところや、正月でも営業しているというところも増えてきました。しかし製造業などはお盆、年末はもちろんゴールデンウィークが飛び石連休であってもまとめて連休にするところがあり、製造ラインが止まるために関連企業もそれに合わせて休みを取るというようにしているところもあります。ですので、ビジネス上のマナーとしてゴールデンウィークの休暇を取引先に知らせるときの書き方は覚えておく必要があります。

　ゴールデンウィークの休暇について取引先に知らせる文書は、法人宛てのビジネス文書なのでそのスタイルで書きます。頭語と結語は組み合わせがあるので間違わないようにして、内容は簡潔に書きます。その際に具体的にどの期間が休みでどこが通常営業なのか、休みの前後は営業時間が短くなる、連絡先が変わるなどの変更点があれば、その旨もきちんと記します。ゴールデンウィークの期間は４月に入ればわかることなので、４月半ばから遅くても休暇に入る５日ほど前までには取引先に案内を出すようにしましょう。あまりに早くに通知すると忘れられてしまう可能性があります。

　ゴールデンウィークに伴って会社の営業時間だけではなく、納品や入金等のやり取りにもいつもと違う点が生じるようであれば、確実に伝えておきましょう。たとえば休暇に入る何日前までに注文を受けなければ休暇前に納品できない、銀行の引き落とし予定日と休みが重なった場合には引き落とし日が前倒しされるので、早めに入金をお願いしなければ確認が取れないなど、仕事に支障が出ることがある程度予想できることに関しては漏れがないように伝えなければなりません。また、休暇中の連絡先の記載も必要になります。ゴールデンウィークは基本的にどこの会社も取っているものですが、休みを取ることで業務に変更点が生じることに関してはこちらの都合にもなります。

　こちらの都合ばかり押しつけて、取引先の都合を考えないようでは仕事に支障が出てしまうので、取引先の不利益にならないように情報提供するのがビジネス上のマナーでもあります。その点をきっちり抑えて、ゴールデンウィークを迎えるようにしましょう。