1. 会社に引っ越しの報告をする際の「順番」と「必要な手続き」

会社に引っ越しの報告をする際の「順番」と「必要な手続き」

会社に引っ越しの報告をする際の「順番」と「必要な手続き」 1番目の画像

 「毎日、きちんと出勤していれば、どこに住んでいようが関係ないでしょ!」なんていうのは、NG。

 人事異動にともなう転勤はもちろん、プライベートな引っ越しをする場合でも、住所が変わる場合は会社に届け出を提出する必要がある。

 今回は、引っ越しに際して必要になる手続きについて解説したい。

【会社の引っ越し手続き】①人事セクションへ報告

 人事セクションでは、従業員の社会保険や税金関係の手続きなども行っている。

 公的な届け出には提出期限が設けられているものもあり、手続きが遅れると保険料の算定に影響する場合もあるため、人事には最優先で引っ越しの旨を伝えよう。

 遅くても、引っ越しから1週間以内には届け出を提出してほしい。

引っ越しの際に人事セクションに報告すること:社会保険関連

 社会保険関連の書類手続きとしては、以下のような書類を会社に届出する必要がある。

【社会保険関連】引っ越しの際に必要になる書類

  • 厚生年金保険の被保険者住所変更届
  • 国民年金第3号被保険者住所変更届(配偶者がいる場合)

 上記の書類には手続きの期限が定められているものもあり、手続きが遅れると年金保険料の算定に影響する場合がある

 また、交通費が変更になる場合は、勤務先から支給される定期券代も当然変わることになる。

 支給される定期券代が変更されたことにより固定的賃金が増減し、国民健康保険や厚生年金保険の標準報酬月額の算定額にも変更が生じる場合もあるのだ。

 交通費や通勤ルート変更に関する報告も早めにしておこう。

引っ越しの際に人事セクションに報告すること:税務関連

 現住所の変更は、所得税や住民税の算定額にも影響を与える

 「給与所得者の扶養控除申告書」や「住民税の給与支払報告書」の提出先の市町村が変更になる場合、社会保険関連の書類と同様に、速やかに会社に報告しよう。

引っ越しの際に人事セクションに報告すること:通勤関連

 通勤ルートが変更になる場合は、先にもふれた定期券代の変更だけでなく、通勤手段や経路についても届け出が必要だ。

 引っ越し先があまりにも勤務地から離れてしまうと、遠距離通勤となり業務に支障をきたす恐れもあるため、転勤などといった配置転換が行われることも考えられる。

 会社側に適正な人員配置をしてもらうためにも、引っ越し先がわかり次第、迅速に報告するのが吉だろう。

【例文】人事セクションに引っ越しの報告メールを送るときの文例

【人事セクション向け】引っ越し報告メールの例文

  • 総務部人事課ご担当者殿

    結婚のため、この度引っ越しをすることになりました。引っ越しの日時などは、また後日、ご連絡します。

    また、必要な手続きなどについて、お伺いしたいのですが、都合のよい日時を教えていただけますでしょうか。

    ※(新住所を記入する)

    お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

 あくまでも会社へのメールだということを意識しながら、引っ越しの報告や連絡を行おう。

 会社内でのメールであれば、いつも社内で書いているメールの形式に、引っ越しの報告の内容を記入していけば十分だ。

【会社の引っ越し手続き】②直属の上司や同僚への報告

 直属の上司には、引っ越しの報告をするのが基本である。

 職場によっては上司経由での人事報告が慣例となっている場合もあるため、慣例の確認も含めて報告しておこう。

 報告の際には、引っ越しの予定時期と引っ越し先を伝えればOKだ。

引っ越しの報告をする範囲は「付き合いの程度」で決める

 同じチームのメンバーにも、人付き合いやコミニュケーションの一環として、引っ越したことを報告しておくといいだろう。

 プライベートな引っ越しで勤務先や仕事内容に変化がない場合は、他の部署などへの挨拶は不要だ。

 それぞれの付き合いの程度に応じて、引っ越しの報告をしよう

上司や同僚に引っ越しの報告をするタイミング

 引っ越しのために休暇を取らなければならない場合などもあるだろう。そういう場合は、引っ越しをする日が決まったらすぐに上司に報告するようにしよう。

 また、連絡網や住所録がある部署もあるが、それらを活用して、上司への引っ越しの報告はなるべく早く済ませるとよい。

 同僚や部下には、原則として報告する必要はない

 同僚への引っ越しの報告は、「引っ越ししました」という形で年賀状やメールを送るのがよいだろう。

引っ越し先を明かしたくない場合はどうする?

 女性の一人暮らしの場合、防犯上から職場の人にも詳細な住所を明かすのは避けておきたいというケースもあるのではないだろうか。

 その場合は、引っ越し前に人事セクションに相談してみるといいだろう。何かしらの解決方法が見つかるはずだ。

【例文】上司や同僚に引っ越しの報告メールを送るときの文例

【上司や同僚向け】引っ越し報告メールの例文

  • 拝啓

    初春の折、皆様におかれましては、ますますご清栄のことと拝察いたしております。
    さて、このたびは下記の住所に転居いたしましたことをご報告いたします。

    ※(新住所を記入する)

    近くまでお越しの際には、どうぞお気軽にお立ち寄り下さい。
                                敬具

 会社内で報告のメールを送るため、ビジネス文書の例文に習っての書き方が無難だ。気をつけることは、社内の複数の方へ送るメールだという点である。

 出だしの頭語(拝啓、謹啓など)の使い方には注意しよう。自分の上司や先輩など目上の方には、「謹啓(結語は敬白)」を使うのが適切だ。

 上司や先輩のみに送るメールを別に作りたいという場合には、この頭語を使ってもいよい。

 複数のあて先の中に、自分の同僚や同期、部下や友人などがいる場合には「拝啓(結語は敬具)」を使おう。

 次に使う時候の挨拶は、月により使い分ける必要があるため、報告をする月別に事前に調べておいてほしい。

【会社の引っ越し手続き】③取引先への報告

人事異動による転勤で引っ越しする場合は、取引先への報告が必要!

 会社の人事異動による転勤で引っ越しする場合は、取引先へ挨拶しておこう。

 赴任先の勤務地や部署名までを伝えればOKで、個人の住所までの報告は不要だ。

 取引先には、転勤後1カ月以内に挨拶を済ませるのが礼儀であることを覚えておくといいだろう。


 会社に引っ越しの報告をする順番と必要な手続きを紹介してきた。

 あとで書類の手続きなどで問題にならないよう、引っ越しが決まったら速やかに会社へ報告しよう。

 部屋の整理などで慌ただしくなるかもしれないが、無事に引っ越しが完了したら所定の手続きを忘れずに行ってほしい。

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