1. 会議におけるアジェンダが持つ意味と重要性

会議におけるアジェンダが持つ意味と重要性

 会社や企業ではよく会議を行います。この会議ですが、自分たちの会社の中で良い会議ができているかというと疑問に思っている人もいるでしょう。

 会議は多くの人が出席して議論を交わす場でもあるのですが、時に混乱を招く場でもあります。声の大きい人などが多数決も取っていないのに勝手に話をまとめだしたり、反対意見ばかりで対案を出さないなど議論がまとまらないことのほうが多いといえます。

 そこで提唱したいのがアジェンダです。今回は会議におけるアジェンダの意味を考えていきます。

司会役をして場をまとめる

 まず、会社で会議をしているときに意見が飛び交うことは良いことです。誰も何も語りたがらないという消極的な会議もあり、各々の意見が言える雰囲気というのはけして悪いわけではありません。

 問題なのはその意見がまとまらず、話が脱線したり意思の集約ができなくなることです。したがってそういった意見をまとめる司会進行役の重要度は非常に高いということができます。誤解を恐れずにいえば司会を勝ち取ることができれば自分の思うような会議を進めることができます。

会議におけるアジェンダの有効性

 ではそのような会議の場で明確な問題提議をしてその問題解決、目標設定をしていくためにはなにが必要かを考えたときに、アジェンダの有効性が再確認できると思います。

 アジェンダとは会議のテーマ設定、目的を明確にするとともに会議自体の時間や進行表などを司る全体の総称です。そのため、会社や業務の問題点や目標を議論の俎上にのせ、そのゴール地点がなにかを模索していく会議全体の方向性を指し示すことができます。そういった意味でアジェンダの持つ意味は非常に会議を会社にとって有益なものにしていくツールであることがわかります。

アジェンダによる効率化

 アジェンダがあることで、会議でなにを話し合うか・どういう方向性を出すのかという一連の目標設定が明確になるので、無意味な会議や会議自体の停滞というものを防ぐことができます。

 無駄な会議によって業務が停止したり、仕事ができなかったりということが減るので会社の利益を効率的に出すことができるといっていいでしょう。

 なぜアジェンダを会議に導入するのか、その意味について考てみましょう。アジェンダは会議の本質をとらえてそれをクリアにしていくツールであるとともに会議自体も適切、効率化していくことができます。そういった意味でアジェンダを会議に持ち込むことはすべての仕事をスピーディに発展的にステップアップさせることができるのが最大のメリットだとも言えます。

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