1. 準備と案内状の一工夫で気持ちの良い送別会を!送別会の幹事が注意すべきポイント

準備と案内状の一工夫で気持ちの良い送別会を!送別会の幹事が注意すべきポイント


 送別会は参加者にとっては飲み会の延長かもしれませんが、主役にとっては特別なものです。できれば、気持ちよく送り出せる良い会にしたいもの。この季節、送別会の幹事になった人が気をつけるべきポイントをまとめました。

早めに日程を確定される

 送別会の準備で、一番大切なのが日程調整です。送別される人の日程をしっかりと押さえておくことはもちろんのこと、関わりの強かった方の日程調整も重要なポイントです。主賓の人から少なくとも2つ~3つの日程を提示してもらい、関係の深い人がなるべく参加してもらえるように配慮してもらいましょう。

 上司などどうしても出席してもらいたい人の日程調整が厳しい場合には記念品代としてお心付けを頂くことも想定に入れておきましょう。日程調整と合わせてここをしっかり押さえておくと、送る側の感謝や惜しむ気持ちをしっかり伝えられます。

 取引先など社外の人も招待する際など日程調整が難しくなることが多いので、早めの案内を心がけましょう。出席する人数が多くなると予想される場合は、スケジュールツールなどを有効活用するのも良いでしょう。また目上の人に対しては、直接メールや電話にて確認をした方が失礼がないでしょう。

案内状の書き出しで注意すべきこと

 送別会は送られる人の肩書きや送別の内容によって案内文も変わってきます。転勤、転職、定年退職、中途退職、結婚退職などその理由は様々あるので、あらかじめ会の内容と目的を明確にしておきましょう。送別会の案内はその内容や目的以外にも送別会を行う場所、時間、会費など事前に伝えておくことが大切です。

 案内状の書き出しは、会の目的・内容を完結に伝え、本文で送別会の開催日時等についてわかりやすい文章で表現します。また案内状を見た人から早く、確実に出欠の回答がもらえるよう返信の仕方を明記するのを忘れないようにしましょう。


 以上、案内状を作成する前の準備と書き出しで注意すべきことを紹介してきました。送別会の幹事を任された場合は、ここで紹介したポイントを踏まえた上で行動してみて下さい。

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