1. 「社内」と「社外」に対する送別会の案内状の書き方

「社内」と「社外」に対する送別会の案内状の書き方


 送別会の幹事の最初の仕事として、意外と適当になりがちなのが案内状の作成です。送別会は社内、部署内で行うことがほとんどでしょうが、定年退職者、特に高い役職の方を送る会では、取引先など社外の方を呼ぶケースもあるでしょう。当然のことながら、社内宛の案内と社外宛では、その書き方が変わってきます。ここでは、その2つのケースの送別会の案内状の書き方と、書き漏らしてはいけない必須事項を説明します。

社内宛の案内状の書き方

 社内宛の案内状であれば、メールで十分でしょう。タイトルは「○○課長送別会の御案内」とし、メールの冒頭は通常のメールと同じく宛先を明記します。「○○部××課各位」もしくは「××課の皆様」という形です。ごく内輪の場合は「皆様」のほうが良いでしょう。書き出しは以下のようにしましょう。

例:「皆様もかねてご存知のとおり、×月×日をもちまして、○○課長が定年退職されることとなりました。それに先立ち、長年の御功績に感謝し、新しい門出を祝す宴を催す運びとなりました。」

 定年でなく転職や早期退職の場合は、ただ「退職されることとなりました」とし、「長年の御功績」ははぶいて、「新しい門出を祝す」とだけ書けばいいでしょう。いずれにしても、必要最小限のすっきりした書き方にしたほうが、読み手にとって好ましい案内といえるでしょう。この後に続けて、日時・場所等を書きます(詳しくは後述)

社外宛の場合

 社外に案内を送る場合は、きちんとしたビジネスレターの形式をとります。

例:「拝啓時下ますます御清祥の御事とお慶び申し上げます。さて、今般、私ども○○部の××(名前)が、定年退職することとなりました。つきましては××の門出を祝す宴を、ささやかながら催したく存じます。貴社にはひとかたならぬお世話になり、長年おつきあいさせていただきました。もし、お時間が許すようでしたら、ぜひお越しいただきたく、御案内申し上げます。」

 社外宛ですから、退職者がどんなポジションであっても、敬称はつけません。また「××部長」という書き方もしません。

案内状の必須事項

 本文の最後に「詳細は下記のとおりです」と書き添え、その下に必要事項を記します。

必須事項

・日時, 場所(電話番号)
・会場の地図(最寄り駅からの距離)
・幹事の名前と連絡先(会社の番号、直通もしくは内線番号、携帯電話の番号)

 また、社内宛の場合は会費と、いつまでに出欠の返事をすればいいかも明記します。社外宛の場合は、あくまで「御招待」というスタンスですから、会費を求めては失礼です。出欠の返事も、こちらから催促するべきものではありません。

 以上、2つのケースに分けて送別会の案内状の書き方を紹介してきました。社内宛の挨拶状(メール)は必要事項を簡潔に伝える。社外宛は正式なビジネスレターの書式にもとづき、失礼のないように案内する、という書き方をするよう心がけてください。

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