1. 効果的なミーティングを行うために知っておきたい資料の作り方のポイント

効果的なミーティングを行うために知っておきたい資料の作り方のポイント


 効果的なミーティングを行うためには、自分の口で話す情報ではなく、ある程度まとめられた情報が掲載されている資料が必要となります。それをもとに議論を進めることで、お互いの理解を深めていくことができるのです。ここでは、ミーティング資料の作り方のポイント紹介していきます。

1. 要点は箇条書き

 資料の内容が長々とした文章ですと、読む側は見ただけで読む気が失せてしまいます。それでは、資料を作成した意味がないと言えるでしょう。文章にするのではなく、自分が伝えたいことは箇条書きにします。

 そうすることで、読む側は資料の中で大事なポイントがパッと見た時に分かるため、内容を理解するのに時間をかけることなくスムーズにミーティングを行えるでしょう。 

2. 図や表を活用する

 ミーティング資料が文字ばかりですと、内容を理解するのに苦労してしまいます。資料には、必ず図や表を取り入れるようにしましょう。そうすると、資料を読む際の良いアクセントになるため読みやすい資料となります。

 また、図や表は言葉では表しにくい部分も上手く説明してくれるため、お互いの認識にずれが生じることも少なくなるでしょう。

3. 言い回しは簡単に

 会社で使用する資料を作成する時、難しい言い回しを使いたがる人がいますが、そういった言い回しを使っても何のアピールにもなりません。むしろ、相手の理解を遅らせることに繋がります。

 ミーティングを進めていく上で、ある程度の情報共有は出来ていた方が良いでしょう。そのため、小学生が読んでも分かるくらいの言い回しで資料を作成すると丁度良いかもしれません。

 以上、効果的なミーティングを行うための資料の作り方のポイントを紹介してきました。「ミーティングの時間が無駄だった…」と思わないようにするためにも、ここで紹介したポイントを意識して資料を作成すると良いでしょう。

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