1. 想定外の連絡が入っても慌てない!上司が休みの日に、返信をお願いするメールの書き方

想定外の連絡が入っても慌てない!上司が休みの日に、返信をお願いするメールの書き方


 上司が休みの日に限って、上司宛に想定外の連絡が入ったりすることはないでしょうか?また、そういった連絡の多くは急ぎの返信を要するものだったりします。ですが、上司が休みの場合は、上司以外のメンバーで対応することが基本になります。相手に上司の次の出社日を伝え、出社し次第連絡する旨を伝えること、またあなたが上司の代理で対応できることであれば、上司に替わって要件を承って対応することを実践することが基本の対応です。
 
 しかし、どうしても上司が休みの日中に確認を取らなければならない案件が発生したら、やむなく上司に連絡を取りましょう。まずは電話をかけますが、電話が繋がらない場合、メールで要件を入れておきます。この時、上司に返信をお願いするメールを、どのように書けばよいかを見ていきたいと思います。

上司からの返信をお願いするメールの書き方

1. 件名で、返信の重要性をアピールする

 件名では、伝えたい内容を簡潔に記載します。その文言の冒頭に【重要・要返信】、【至急ご返信ください】といった文言をつけ、上司がそのメールをすぐに発見できるように、件名を目立たせる工夫をしましょう。件名の例は、「【重要・要返信】ABC社との契約の件」といった形です。

2. メール本文は冒頭にお詫び、内容は簡潔に書く

 メール本文では、休みの日に連絡したことのお詫びを書いた上で、確認したい内容を簡潔に書きます。

3. メールに対する返信方法を明記する 

 上司に、このメールに対して、どのように返信してほしいかを明記しておきましょう。返信先は、メールを送ってきた相手宛でよければ「本メールに返信ください」で問題ありませんが、別の人に送る場合は、その人のメールアドレスをメール本文に記載しておきましょう。

ポイントを反映したメールの例

 さて、既に述べた3つのポイントを反映したメール例は、以下のとおりです。
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●●課長

田中です。お休み中に連絡し、誠に申し訳ございません。▲▲部長より、下記の件を●●課長に至急確認するよう指示があり、メールさせていただきました。お手数ですが、確認されましたら、本メールに返信いただくか、田中宛に電話連絡をお願いします。

【確認させていただきたい内容】
ABC社との契約の件で、■■の内容が正しいかどうかをご教示ください。以上、よろしくお願いいたします。

田中(電話:03-1234-5678)
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 いかがでしょうか?上司が休みの日に返信をお願いするメールは、「上司が一目見て、返信すべきことを理解し、返信すべき相手に、すぐに返信することができる」ものでなければなりません。上司の休みの日にメールを返信してもらうことは、心苦しいものではありますが、マナーをわきまえ、伝えるべきことは明確に伝えましょう。

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