1. 社内向けの書類の種類と、作成する時の書き方

社内向けの書類の種類と、作成する時の書き方

 普段会社で仕事をしている中で、社内で書類のやりとりをすることは日常茶飯事なことだと思います。ペーパーレスが進んでいるとはいえ、社内での書類は、日常業務において連絡や報告などを交わす上で無くてはならない役割を果たしています。

 社内での書類の書き方は、挨拶などの儀礼的な文書を省略し、簡潔で迅速に文章を作成するためにも作業の簡略化と正確性が重視されます。 

社内文書の種類

 社内文書といっても、その種類には様々なものがあります。例えば、お詫びのための文章などです。その場合、内容は不注意によるミスのお詫びや苦情を受けた場合のお詫びや、案内に関するものであるかもしれません。案内に関するものとして挙げられるものは、慰安旅行や忘年会などの行事に関する案内、厚生施設利用の案内や社内公募の案内などもあります。

 時にはボランティア活動の案内や、小集団活動の案内などもあるでしょう。社内文書では、依頼のための案内の場合もあります。依頼の案内の場合には、アンケートの依頼や委員選出の依頼、責任者登録の依頼や部品調査の依頼などもあります。一概にビジネス文書と言ってみてもその種類は様々です。これ以外にも報告書や通知、連絡のためのもの、進退届など色々なものがあります。社内用の書類を作成する際は、必要な時期に合わせた適切な文書を作成することが大切になります。

基本的な社内文書の書き方

 社内文書の種類には、多様なものがあると上記にて説明しました。ここでは、それらの文書の基本的な構成を説明していきます。

 まず始めに、その書類が何についてのことであるのかタイトルを「○○の件」という形で示します。次に、挨拶などは除き「○○の件、下記の通りにご対応ください」と言葉を添えます。続けて、用件を簡略に書き、必要に応じてそれらについて具体的な説明や詳細などを付け加えます。 詳細は箇条書きにして書くと更に分かりやすくなります。加えて「つきましては」「お手数ですが」「ご多忙中とは存じますが」などの形で締めくくります。 

 最後には「ご不明な点は担当の○○までお問い合わせください」と問い合わせ先を明記して締めくくるのがよいでしょう。文書の下の部分には「記」と示し、わかりやすく詳細を箇条書きで表示して「以上」で締めくくることで、より一層文書を一目で分かりやすく表現できます。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する