1. 送別会の案内を送るときに気をつけたい、社内メールの送り方

送別会の案内を送るときに気をつけたい、社内メールの送り方

 フォーマルなメールといえば、取引先へのメールなど社外へのメールをイメージしてしまいがちですが、社内メールについても最低限のマナーを守らないと、後々上司から叱りを受けてしまう可能性があるので気をつける必要があります。

 送別会などの案内は新卒や新入社員に任されることが多く、まだ社内に馴染んでないうちから「マナーのなっていない奴」というレッテルを貼られてしまっては大変です。それでは、どのようなことに気をつければそんな事態を回避できるでしょうか。

宛先の書き方に注意

 まずは、メールの宛先です。

 宛先については全員一斉ではなく、ある程度分ける事が好ましいです。例えば、役員各位や、部長各位、社員各位など階級に分けて送信する必要があります。また役員に送る場合は直属の上司をCCに入れるなどの配慮も大切です。細かいことはその会社の社風があるかと思いますが、とにかくきちんと社内全体に通っている話であることを示す必要があります。

内容に注意

 メールでのやりとりがメインの時代、毎日多くのメールが流れてきます。そんな中での業務外の内容ですから、題名を『【業務外】○月◎日◇時〜送別会のご案内』などにして、時間があるときに見ればいいメールというのがわかるようにします。

 社外メールでもそうですが、題名こそメールが上手かどうかがわかるというものです。内容については、詳細内容と、お店のURL(セキュリティが厳しければネットの画面をスクリーンショットなどで画像にして添付するなど)を載せ、場所の地図も載せるといいと思います。

 また、会費について経費ではなく個人の負担がある場合、いくらかかっていつ収集するのかも示す必要があります。ここで、階級ごとに値段が違う場合はより注意しないといけないですね。

送るタイミングも重要

 最後に、メールを送る時間に注意です。

 業務時間外が好ましいので、朝一のメールかお昼時間や定時すぎが良いと思います。朝一ではメールチェックをしている人もいますし、昼休みも時間がバラバラなら仕事中の人もいます。もろ業務中に送ってしまっては、仕事をサボってると言われてしまうかもしれません。

 総括ですが、社内におけるメールについてはその会社の社風や上司の考えなどを知るチャンスです。役員以上となれば、もしかしたらメールで案内すること自体がNGということもあるかもしれません。私の会社の場合、社長に本件のような案内をする場合には詳細を紙にまとめ地図も添付して直接声をかけに行くことになっています。

 会費の請求をお願いする時なども、メールでしてしまうと中には怒る上司もいそうですよね。社内メールは臨機応変に、相手のキャラをつかんだりタイミングを考えることも非常に重要であると考えます。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する