1. 添付ファイルがあるメール本文の書き方のマナー

添付ファイルがあるメール本文の書き方のマナー

by Sekikos
 社内・社外を問わず、メールに添付ファイルをつけて送ることは日常茶飯事的に行われることです。 添付ファイルのおかげで、郵送やFAXの利用時にかかる送付の手間・送付にかかる時間を省いて、すぐに相手にデータを届けることができます。しかし、添付ファイルはウイルス感染の可能性など、リスクのあるものでもあります。そのため、添付ファイルを送る場合は、メール本文に一定の記載をすることがマナーです。 
 ここからは、添付ファイルがあるメール本文の書き方のマナーについて見ていきましょう。

添付ファイルがあることを本文に明記

 添付ファイルをメールで送る場合、添付ファイルをつけていることを、必ずメール本文に記載しましょう。 合わせて、添付ファイルの個数・内容・パスワードの有無も記載しましょう。 メールを受け取った相手の立場に立つと、添付ファイルの記載がメール本文に全くない場合、 その添付ファイルはウイルス感染の危険性がある怪しいものだと判断し、 添付ファイルを開くことなくメール自体が削除される恐れがあります。 
 
 また、添付ファイルを開けなければ内容が全く分からない状態は、相手にとって不親切です。 添付ファイルの概要を、メール本文に書いておきましょう。 さらに添付ファイルにパスワードをつけている場合、 添付ファイルを送るメールとは別に、パスワードのみを知らせるメールをもう一通送信します。 これは、万一誤った相手に添付ファイルのついたメールを送信した場合に備えて、 添付ファイルを送ってしまったとしても、そのファイルを開けることを防ぐためです。 

ファイルの個数・容量を配慮し、本文で説明

 あまりにも大きい容量の添付ファイルは、相手がその添付ファイルを開く時にパソコンをフリーズさせてしまうことがあり、 相手にとって非常に迷惑です。 また、メールに添付ファイルが10個ついていたりすると、相手はまず全ての添付ファイルを開けることはしません。 大きい容量のファイルを送らなければならない場合、圧縮処理した上で添付することがマナーです。 
 
 また大量の添付ファイルを送る場合は、項目ごとにフォルダにまとめます。 その際メール本文で、「添付ファイルは●●の項目別に分けています」といった説明を加えるとよいでしょう。 圧縮処理しても添付ファイルの容量が大きい場合、また添付ファイルの個数が多い場合は、 複数のメールに分割して添付しましょう。 その際には、メール本文に「添付ファイルの個数が多いため、メール2通に分けて送信します」といった一文を加えましょう。 
 
 さらに、大容量の添付ファイルを送る際には、 メールを送信する前に、容量が大きい添付ファイルをつけたメールを今から送信してもよいか否か、 別途電話もしくはメールで確認を取っておくと安全です。 
 


 いかがでしょうか? 添付ファイルはとても便利なツールですが、マナーを守らなければ、相手に不快感を与えてしまうものにもなり得ます。 メールを受け取る相手の立場にたって、メール本文で添付ファイルの内容・添付方法をしっかり説明し、 安心・安全な形で、添付ファイル付きのメールを送信しましょう。 メール本文に添付ファイルの内容をいくら説明していても、ファイルの添付を忘れてメール送信してしまっては、今までの苦労が台無しです。 確実にファイルを添付した上でメール送信しましょう。

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