1. ビジネスシーンで初対面の方にお手紙を送る場合のマナー

ビジネスシーンで初対面の方にお手紙を送る場合のマナー



 ビジネスの場では初対面の方にお手紙を送る機会も少なからず出てきます。 しかし、初対面の方にいきなりお手紙を送ると言うのは中々勇気がいることのように思います。 文面で失礼がないよう、手紙を送るにはどのような書き方が適切なのでしょうか。 初対面の人に対するお手紙の書き方をお話していこうと思います。

手紙を出す際の基本的な文章構成

 まず始めに、ここでは全てのビジネスの際のお手紙に言える基本の構成について説明していきます。 基本的な手紙の形式はまず始めに頭語を付けます。 頭語は例えば「拝啓」などのことです。 これは、改まった手紙や、急ぎの手紙など、場合によって記す言葉は変わってきます。 次いで、時候の挨拶を述べます。事項の挨拶では、その時の時候に触れるような言葉を加えると良いでしょう。

  次に安否の挨拶。 ここで、通常は相手の安否を尋ねますが、初対面の方に対しては、その旨を述べる挨拶文を挿入することが適切です。

  続いて、起辞、主文で本文の用件を述べます。 更に、相手の無事を祈るような発展の挨拶、慈愛の挨拶や伝言の挨拶、要旨のまとめなどを付け加え、最後に結語で結びます。 後付けには、その手紙を書いた時の年月日や、署名として、その手紙を書いた人の名前を付け加えるのがマナーです。  

初対面の方に送る時のポイント

 初対面の人にお手紙を送る場合には、通常よりも特に慎重にお手紙を書く必要があります。 やはり、相手の第一印象とは重要なものですし、失礼があってはなりません。 きちんとした文章で送りましょう。

 そのためにも、上項で述べたようなお手紙の構成を取ることをお勧めします。 このような手紙の構成を取ることで、自然に内容を伝えることが可能になるからです。 用件ばかり前面に押し出したような内容は、相手の礼儀に反することにも繋がります。 そのため、相手に気遣いの言葉を添えるということが重要になるでしょう。

 手書きで記す場合には、必ずボールペンで、丁寧に真心を込めて書くことにしましょう。 手書きの文字とは、パソコン以上にこちらの気持ちがそのまま伝わるものです。 ここで下手な字、読めない字であった場合には相手もこちらのことを敬遠してしまうことも考えられます。



 相手との交流を深めるためのお手紙なのですから、相手に好感をもたれるような書き方をするということが礼儀に繋がるのではないでしょうか。

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